Номенклатура дел организации — образец и порядок составления, а также сроки утверждения важно соблюдать компаниям, документы которых должны направляться для формирования государственного архива. Прочие организации могут пользоваться ею для систематизации дел и оптимизации документооборота.

Сроки формирования номенклатуры дел на 2017 год

На кого возлагается составление номенклатуры дел

Введение в действие номенклатуры

Как составить номенклатуру дел организации в части заголовков дел

Как ознакомиться с форматом номенклатуры дел

 

Сроки формирования номенклатуры дел на 2017 год

Поскольку введение номенклатуры осуществляется с начала года, то ее формирование на 2017 год должно происходить в 4-м квартале 2016 года. То есть составление номенклатуры дел организации происходит в последнем квартале года, предшествующего году начала ее заполнения. По завершении года внесения в нее данных внизу этого документа приводится общее количество поименованных дел, томов и ставится подпись руководителя компании.

Субъекты с разветвленной организационной структурой составляют номенклатуру по каждому подразделению. Процесс координируется сотрудником, назначенным ответственным за ведение архива. На основании этих промежуточных документов по каждому отделу формируется консолидированная номенклатура по всей компании. Указанный регламент прописан в п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Разработанный в компании образец номенклатуры дел проходит процедуру согласования с архивом не чаще 1 раза в 5 лет. Этот промежуток может быть сокращен, если в компании проводились существенные организационные или структурные преобразования, поскольку подобные мероприятия предполагают формирование новой номенклатуры.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах, один из которых уходит в архив, а другой передается ответственной за документооборот службе.

На кого возлагается составление номенклатуры дел

Чаще всего для разработки номенклатуры не привлекают сторонних консультантов, поскольку только внутри компании работники, занимающиеся документооборотом, лучше всего разбираются в особенностях группировки и формирования комплектов дел из документов. Кроме того, наименование папок, разделов никто, кроме самих работников организации, хорошо знакомых с их содержанием, не подберет.

В большинстве случаев обязанности вести и формировать номенклатуру возлагаются на подразделение, регулирующее движение документов в компании. В частности, это могут быть секретариат, административный отдел, канцелярия организации. На начальной стадии необходимо определить общий объем документации, которую придется включить в общий перечень. Для этого анализируется учредительная документация, внутренние регламенты структурных подразделений, перечень учетной документации и отчетности. Помимо этого рассматривается штатное расписание, что позволяет выявить людей, которые вероятнее всего будут отвечать за формирование дел.

Введение в действие номенклатуры

Началу применения вновь созданного документа предшествует ряд предварительных процедур. В частности, необходимо:

  • проставить подпись лица, ответственного за ведение архива;
  • согласовать номенклатуру с руководителем службы, ответственной за документооборот (должна присутствовать его подпись);
  • утвердить экспертной комиссией архива, а также аналогичной структурой компании в случае, если бумаги будут передаваться в госархив.

Непосредственно ввод в действие номенклатуры может происходить по одному из двух вариантов:

  • утверждение руководителем на титульном листе с указанием даты и печатью;
  • подписание распорядительного документа о начале применения новой номенклатуры.

До введения в действие документ обязательно должен согласовываться экспертно-проверочной комиссией, чтобы избежать последующих разногласий при работе с госархивом.

Как составить номенклатуру дел организации в части заголовков дел

Согласно рекомендациям по оформлению заголовков дел, содержащихся в п. 3.4.9 Основных архивных правил, наименование папки указывается в поле 2 номенклатуры. Оно должно быть строгим, всеобъемлющим и корректно отражающим назначения сшитых в ней документов. Нельзя применять названия вроде «Прочие бумаги», «Иная корреспонденция». Кроме того, не стоит применять при формировании идентификаторов дел вводные слова и фразы с большим количеством знаков препинания.

Наибольшее влияние на логику построения заголовков оказывают особенности, характеристики собранных в них документов. В случаях когда в нескольких папках подобраны бумаги, связанные с одним и тем же предметом, но не соблюдается хронология решения задачи, допустимо применять в наименовании дел слово «документ». Однако в самом низу названия рекомендуется в скобках перечислить основные типы подшитых в деле документов. Например: «Документы по представительским расходам (программы, сметы, расчетные документы)».

Если в отдельную папку сшиваются какие-либо приложения к другому документу, в наименовании дела помимо слова «документы» обязательна ссылка на него. Например «Документы к исковому заявлению о расторжении контракта на поставку сырья». Наименования дел могут уточняться в ходе наполнения папок документацией.

Как ознакомиться с форматом номенклатуры дел

В качестве основы для формирования рабочей номенклатуры дел можно воспользоваться одним из примеров, размещенных в Сети. Для создания собственной формы можно дополнить базовую версию новыми разделами, реквизитами, либо, напротив, исключить ненужные.

При этом для оптимизации процедуры формирования номенклатуры помимо инструкций и рекомендаций лучше использовать уже законченный образец. Его можно посмотреть, просто перейдя по ссылке.

Скачать образец

 

***

Компаниям предписывается начинать формировать номенклатуру дел на следующий год в последнем квартале текущего. С начала следующего года этот документ применяется на практике, а по итогам года он утверждается окончательно. Перед началом разработки номенклатуры необходимо тщательно ознакомиться с перечнем документации в компании, организационной структурой и штатным расписанием. Это необходимо для учета всей документации, обращающейся внутри компании, а также определения лиц, ответственных за формирование номенклатур структурных подразделений.