Бухгалтерская деятельность связана с множеством операций, которые в свою очередь, сопряжены с большим количеством первичной документации. Мало того, что есть первичная документация, есть регистры бухгалтерского учета, отчетность финансовая и бухгалтерская, есть еще и налоговая декларация. Получается, что документооборот огромен. Именно поэтому, чтобы хоть как-то улучшить процесс обработки операций и уменьшить количество документов в налоговом и бухгалтерском учете, ФНС было предложено использование УПД. И далее о том, что такое УПД в бухгалтерии.

УПД: что это в бухгалтерии?

Налоговая служба уже давно рассматривала вопрос того, как можно упразднить первичную документацию любой фирмы, ведь иногда документы дублируют друг друга полностью или частично. Не так давно было предложено использовать так называемую УПД.

УПД – это аббревиатура, которую можно расшифровать как универсальный передаточный документ. Из названия самого документа сразу становится ясно, что такой документ предназначен не для целей внутреннего характера, а для достижения неких внешних целей.

Внешний вид такого бухгалтерского документа чем-то напоминает счет-фактуру и именно на ее основе был разработан УПД. Впервые сама форма УПД была предложена субъектам предпринимательской деятельности в 2013 году. Правда, нельзя говорить о том, что УПД содержит реквизиты только счет-фактуры, в нем также содержатся некие реквизиты и товарной накладной. В частности, из накладной взята та часть, которая используется для составления самой декларации.

Следует сказать сразу, что форма не является обязательной для заполнения и использования фирмами. Она носит рекомендательный характер. Поэтому представители бизнеса имеют право выбирать. Также не для всех операций такой документ может быть использован. И стало это возможным потому, что с 2013 год  субъектам хозяйственной деятельности было позволено использовать те формы отчетности, которые им удобны, а не те, что четко унифицированы ФНС. Главное – это наличие в таких документах нужной для всех пользователей информации.

Цель использования УПД в бухгалтерии

Использование УПБ позволяет:

  • Использовать такой универсальный документ в бухгалтерском учете, уменьшая его документооборот;
  • Иметь документальное подтверждение тех затрат, которые используются для расчета налогооблагаемой базы для налога на прибыль;
  • Оформлять и заявлять налоговый вычет по налогу на добавленную стоимость.

И последние два значения УПД очень важны для предприятий, желающих не иметь проблем с налоговой инспекцией. Но сама ФНС предугадала опасения предприятий и дала пояснения к использованию УПД, объясняя данную норму. УПД может быть использован для подтверждения затрат в налоговом учете, в том числе и при использовании упрощенной системы налогообложения, единого сельского налога для субъектов предпринимательства, вне зависимости от масштабов деятельности.

В свою очередь, такое мнение фискальных органов подтвердило и Министерство финансов, которое также дало пояснение о том, что УПД может в любом случае использоваться для того, чтобы заявить вычет по НДС.  Но при этом есть и спорная нома: УПД является лишь уточняющей или дополняющей формой, которая содержит информацию счет-фактуры и товарной накладной. Из этого пояснения можно подумать, что предприятию необходимы все три документа, но тогда теряется цель применения УПД.

На основании же практических результатов деятельности компаний было принято все-таки решение об упразднении документооборота и использования УПД, но только не для всех, а для избранных операций.

При каких операциях может быть использован УПД:

  • При отгрузке любых товаров покупателю. Допускается использовать документ как при отгрузке товара без транспортировки, так и с транспортировкой;
  • При оказании определенных услуг;
  • При отгрузке товаров не покупателям, а комиссионерам;
  • При передаче прав на имущество предприятия.

Кстати, изначально предполагалось, что УПД будет использоваться исключительно для отгрузки товаров и предоставления услуг. Но на практике, как мы видим, оказалось по-другому. Перечень операций был расширен.

Таким образом, установленная форма такого документа может быть использована и как первичный документ, так и как обобщающий документ. Главное необходимо понять, что УПД – это ни одно и то же, что и счет-фактура. Именно поэтому, когда компания получает некий аванс от покупателя, или получает оплату за те товары, которые уже были реализованы, то необходимо использовать исключительно счет-фактуру, а не УПД. То же самое касается и случая, когда компания исполняет функции налогового агента.

В зависимости от того, как будет использоваться форма УПД, необходимо указывать и разный статус документа: 1 или 2:

  • Статус 1. Свидетельствует о том, что документ используется для комплексной замены двух документов, то есть вместо товарной накладной и счет-фактуры. Такой документ необходим как для отгрузки товара, так и для определения суммы НДС. В случае использования такого варианта, все поля документа должны быть заполнены обязательно;
  • Статус 2. Говорит о том, что УПД используется только для отгрузки товара. Такая форма чаще всего используется теми субъектами, которые работают на упрощенной системе налогообложения, то есть теми, кому не принципиально потом заявлять на возврат НДС.

Форма документа установлена ФНС и необходимо придерживаться тех рекомендаций по заполнению, которые были представлены налоговой службой. Перейдя по ссылке можно скачать Образец заполненного УПД.