Cрок хранения бухгалтерских документов в организации регламентируется положениями закона «О бухгалтерском учете» и утвержденным Минкультуры перечнем архивных управленческих документов. При этом сроки могут отличаться в зависимости от назначения документа, вида операции, отражаемой в нем, его значимости для ретроспективного анализа работы компании и контрольных процедур проверяющих органов.

Цели обеспечения сохранности учетной документации

Какой документ в области организации архивного хранения приоритетнее?

Практические аспекты применения сроков обеспечения сохранности

Таблица со сроками хранения бухгалтерских документов в организации

Продажа ОС с убытком: особенности периодов хранения

Причины продления установленного периода сохранности документов

Цели обеспечения сохранности учетной документации

Каждый факт совершенной хозяйственной операции в организации должен найти свое отражение в учётном документе. Впоследствии на основе этих документов строятся показатели для финансовой и налоговой отчетности, то есть доказательная база в компании формируется именно на первичке. Именно поэтому в случае проведения проверок сотрудники аудиторских служб, налоговых органов, пенсионного фонда требуют в первую очередь показать им папки с документами за исследуемый период, а значит, крайне важно обеспечить сохранность последних.

В связи с этим все аналитические регистры и бумаги, на которых они основаны, должны быть в наличии в компании в течение определенного нормативными актами периода, началом которого считается момент их создания. В отношении бухгалтерской документации указанная процедура регулируется:

  • законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, утверждающим перечень архивных управленческих документов.

Именно этими нормативными актами следует руководствоваться при определении максимального периода хранения документов. В то же время при возникновении противоречий между приведенными в них требованиями встает вопрос о том, какой из актов важнее и должен в первую очередь быть принят к исполнению.

Какой документ в области организации архивного хранения приоритетнее?

В процессе изучения информации, содержащейся в указанных выше нормативных актах, можно выделить следующие важные моменты, касающиеся периодов хранения:

  • для бухгалтерских документов в зависимости от целей их создания и наименования отраженных операций в указанном перечне закреплены разные сроки нахождения их в архиве;
  • закон «О бухгалтерском учете» закрепляет общий пятилетний срок обеспечения сохранности всех документов, но в нем не указаны периоды хранения для отдельных видов бумаг, которые могут варьироваться в зависимости от конкретных факторов, что вносит дополнительные неясности при его применении;
  • в законе № 402-ФЗ сказано, что максимальный срок хранения документации следует определять в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Получается, что приоритет при определении периодов хранения бухгалтерской отчетности и бумаг следует отдавать перечню, утвержденному Минкультуры. В то же время сохраняется обязательный минимальный период обеспечения сохранности документов в архиве, который составляет 5 лет согласно закону «О бухгалтерском учете».

В список документов, которые требует оставлять в сохранности в течение 5 лет закон № 402-ФЗ, входят бумаги, относящиеся к политике в области учета, рабочие регламенты, инструкции, положения. В течение указанного срока также должны сохраняться устройства для просмотра документов в электронном виде и инструменты для проверки цифровой подписи. Период хранения исчисляется с даты, когда указанные объекты применялись в последний раз. Именно данное положение должно стать отправной точкой для расчета сроков хранения документов.

 

Практические аспекты применения сроков обеспечения сохранности

Для наглядности порядок определения времени хранения документов лучше всего рассмотреть на примере.

Пример

ООО «Простой язык» начинало свою деятельность как обычный класс для желающих обучиться английскому языку по новым передовым программам. За 4 года одно арендованное помещение переросло в двухэтажный учебный центр с хорошо оборудованными классами и штатом профессиональных преподавателей. Одновременно оборот фирмы увеличился в 10 раз, позволяя получать неплохую прибыль.

Большой объем документации потребовал расширения штата бухгалтеров до 5 человек, каждому из которых был вверен определенный участок работы с соответствующим делегированием ответственности. Руководил этим дружным коллективом главный бухгалтер с обширным опытом работы. Все бумаги за время функционирования компании собирались в железных шкафах, находящихся в цокольном помещении. Особого внимания порядку и условиям их складирования никто не уделял. В один прекрасный день было решено упорядочить хранение учетной документации, наведя в ней порядок и рассортировав бумаги по важности и срокам.

Существенную долю в документации компании составляли акты оказания обучающих услуг, по которым можно было определить доходы компании. Они оформлялись после исполнения типового договора, заключенного с каждым клиентом. Кроме того, немало было расчетов заработной платы, платежных ведомостей, авансовых отчетов и накладных на инвентарь и оборудование. Без подобных операций не обходится ни один хозяйствующий субъект. Для финансовой и налоговой отчетности было отведено 2 отдельных шкафа, которые запирались на замок.

Главбух дал своим подчиненным поручение составить перечень документов, за которые они несут ответственность. В результате была создана таблица, в которой слева указано наименование документации, а справа — максимальный срок его хранения. Именно она стала руководством по хранению учетных бумаг.

 

Таблица со сроками хранения бухгалтерских документов в организации

Документ

ООО «Простой язык»

Максимальный срок обеспечения сохранности, закрепленный в законодательстве

 
 
 

Акты об оказании услуг, составленные на основании контрактов по базовому направлению бизнеса

5 лет, исчисляемых с момента полного исполнения договора обучения

 

Контракты и изменения к ним с клиентами (учащимися)

По завершении договора размещаются в архиве на срок 5 лет

 

Доверенности на получение ценностей и совершение иных юридически значимых действий

От 5 лет

 

Расчетно-платежные ведомости по заработной плате сотрудников

От 5 лет, если нет индивидуальных лицевых счетов — до 75 лет

 

Документы о доходах физического лица (реестр)

От 75 лет

 

Трудовые контракты, карточки Т-2 с личными данными

До 75 лет включительно

 

Документы по учету рабочего времени (табели, ведомости, распечатки с пропускных пунктов)

От 5 лет, при наличии рабочих мест с вредными и опасными производственными факторами, связанных с применением соответствующих льгот — до 75 лет

 

Документы о начислениях сотрудника при отсутствии лицевых счетов или расчетных ведомостей

Не менее 75 лет

 

Бухгалтерская отчетность компании

Бессрочно, пока компания действует

 

Утвержденные бланки учетных документов, документы политики в области учета, положения и инструкции

От 5 лет

 

Регистры аналитического учета: главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, карточки по счетам

От 5 лет

 

Документы по учету основных средств (карточки, акты, накладные)

От 5 лет с момента их списания с баланса

 

Налоговая отчетность фирмы

От 5 лет

 

Отчетность в ФСС

Расчеты за квартал — до 6 лет (на основании п. 6 ч. 2 ст. 28 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ), итоговые расчеты по году — до тех пор, пока компания действует

 

Документы и расчеты, предоставляемые в ПФ РФ

От 6 лет (на основании п. 6 ч. 2 ст. закона № 212-ФЗ), при отсутствии регистров индивидуального учета — 75 лет

 

Лицевые счета по данным ПФ РФ

От 75 лет

 

Статистическая отчетность годовая, полугодовая, квартальная

Бессрочно, пока компания действует

 

Разовая отчетность для статистки

От 5 лет либо постоянно, пока компания действует, если нет годовых форм

 

Месячная отчетность для представителей Росстата

От года до всего периода существования компании

 

Свидетельства о выписанных штрафах, предписаниях, взысканиях, наложенных на фирму

От 5 лет

 

 

Входящие в полученную таблицу регистры в той или иной мере используются для ведения хозяйственного учета, в связи с чем по тем из них, где максимальные сроки хранения в перечне превышают установленные в законе «О бухгалтерском учете», приоритет отдается данным приказа Минкультуры № 558. Поскольку со дня основания компании еще не прошло 5 лет, сдавать в макулатуру ни одну бумагу нельзя, как бы этого не хотелось. Для обеспечения сохранности документов руководство компании отвело специальное помещение под архив, которое имело металлическую дверь с надежным замком.

 

Продажа ОС с убытком: особенности периодов хранения

В дополнение к примеру выше можно рассмотреть ситуацию с продажей компанией ООО «Простой язык» внеоборотных активов с отрицательным финансовым результатом. Учетные регистры бухгалтерского и налогового учета в компании идентичны, отклонения могут быть только во времени списания затрат по результатам реализации. Именно данное обстоятельство оказывает решающее влияние на период обязательного хранения всей документации.

Предположим, компанией приобретался автомобиль УАЗ «Патриот», который был отнесен к 3 группе амортизации со сроком эксплуатации в 5 лет. На практике оказалось, что машина не столь надежна, как заявлял производитель, в связи с чем ее решено было продать за любую возможную сумму. В результате продажная цена не покрыла остаточной стоимости объекта, и по правилам НК отрицательный финансовый результат должен на протяжении 3 лет равномерно уменьшать сумму доходов компании.

По окончании процедуры реализации документацию, на основании которой объект принимался к учету, включался в амортизационную группу и продавался, необходимо будет сохранять 4 года со дня окончательного списания убытка. Причина этого достаточно проста: дело в том, что налоговые органы вправе запросить бумаги за 3 года, предшествующих дню начала проведения проверки. Итоговый срок хранения документов по указанному основному средству составит 9 лет.

Подобным основанием продление срока хранения не ограничивается, существуют и иные причины для его увеличения.

 

Причины продления установленного периода сохранности документов

Предположим, что управление компанией ООО «Простой язык» далеко от совершенства и она не получает прибыли на протяжении долгого времени. Вместо прибыли в отчетности показывается отрицательный финансовый результат. При таком положении дел вся документация должна будет храниться в течение всего периода списания убытка и еще 4 года после его окончания. Особое внимание следует уделить документам, связанным с получением убытка, процессом его отнесения к расходам, уменьшающим прибыль в будущие периоды.

Если убытки сложились в 2016 году и будут списаны в течение 10 лет, то все документы по ним должны храниться до 2030 года и ничего с этим поделать нельзя.

Другим основанием для сдвига максимального срока хранения бухгалтерских документов станет отсутствие оплаты за выполненные работы или оказанные услуги со стороны одного из партнеров. Предположим, что связаться с контрагентом не представляется возможным. При этом ликвидация заказчика работ не производилась, и он до сих пор числится в ЕГРЮЛ как функционирующая компания. В то же время погашения долга не происходит. Если оформить указанную сумму долга как безнадежную удалось только в 2016 году, то хранить все документы, связанные с его возникновением, придется до 2020 года включительно.

***

Документы, в которых фиксируются факты хозяйственной деятельности фирмы, должны храниться в архиве компании в течение срока, регламентируемого специальным перечнем. Сократить период хранения документации не представляется возможным, а в ряде случаев под влиянием определенных обстоятельств он может быть продлен, причем довольно значительно. В частности, это могут быть полученные компанией убытки или безнадежные долги.

При определении срока хранения на основе закона «О бухгалтерском учете» и перечня, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приоритетное значение имеет последний, и именно на него следует опираться в спорных ситуациях.