Срок хранения кадровых документов обусловлен их назначением и содержанием и может различаться. Перечень сроков хранения кадровых документов закреплен несколькими нормативными документами, и компании обязаны его придерживаться. Поговорим об этом в нашей статье.

Для чего обеспечивается сохранность документов и каков предельный период их хранения

Перечень работников вредных участков и трудовой контракт в организации

Порядок определения периода нахождения кадровых бумаг в архиве на практике

Примерная таблица с предельными сроками обеспечения сохранности

Как поступить в случае непреднамеренного уничтожения документа раньше срока

Для чего обеспечивается сохранность документов и каков предельный период их хранения

Обеспечивать надлежащее хранение кадровых документов в течение отведенного для этого срока должны предприятия всех организационно-правовых форм, а также государственные учреждения в силу закона. Основным документом, регламентирующим данный вопрос, является закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Документы, связанные с управлением персоналом, — это неотъемлемый атрибут любого вида деятельности. Без их оформления невозможно в полной мере соблюсти все требования ТК РФ. Если в небольшой частной компании их объем не такой большой и с ним справляются 2-3 человека, то в крупных организациях ежемесячный поток подобных бумаг может достигать нескольких тысяч экземпляров. Для всех них утверждены определенные периоды обязательного обеспечения сохранности.

Основная сложность при обеспечении сроков хранения кадровых документов заключается в довольно длительной продолжительности такого срока для некоторых типов документов. Большая часть личных данных сотрудника, а соответственно и связанных с ними бумаг подлежит нахождению в архиве в течение 75 лет или в течение всего времени существования компании. В качестве примера можно привести трудовые контракты, дополнительные соглашения, личные карточки работников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сохранность документации по персоналу и ее сроки также регулируются Перечнем типовых архивных документов, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Определяющим при этом является важность информации и ее актуальность для практического применения: так, графики отпусков должны сохраняться в течение года, а штатное расписание — не менее 5 лет.

Перечень работников вредных участков и трудовой контракт в организации

Связь между двумя названными категориями документов не очевидна на первый взгляд. Каждый из них служит решению отдельных задач:

  • Трудовой договор регулирует все основные параметры построения отношений между нанимателем и работником. Его заключение носит обязательный характер, более того, ТК РФ напрямую приводит перечень положений, которые в обязательном порядке должны найти отражение в договоре:
    • права и обязанности участников;
    • продолжительность и чередование периодов работы и отдыха;
    • условия и размер оплаты труда;
    • место работы и трудовые функции.

Договор заключается с каждым вновь принятым работником, а любые изменения его условий осуществляются при помощи заключения дополнительных соглашений. Документ обязательно содержит подписи руководителя и сотрудника.

  • Список работников на вредных местах не содержит личных данных работников и их подписей. Тем не менее составлять его работодателю необходимо, ведь законодательством предусмотрен ряд дополнительных требований в этой области. В частности, сотруднику, задействованному на подобном участке, положена определенная денежная компенсация. Для некоторых классов вредности предусматриваются гарантии в виде дополнительного отпуска и сокращенной продолжительности рабочей недели. Кроме того, для некоторых должностей на вредных работах предусмотрено предоставление пенсии на льготных условиях.

Для обоих типов указанных документов установлен максимальный период обязательного обеспечения сохранности — 75 лет.

Порядок определения периода нахождения кадровых бумаг в архиве на практике

Для наглядности особенности соблюдения сроков хранения кадровых документов в организации лучше рассмотреть на примере.

Пример 1

При оформлении на должность бухгалтера Ивановой Т. М. в перечень должностных обязанностей была включена работа по оформлению документации по персоналу. Собственник компании здраво рассудил, что при численности менее 20 единиц трудоемкость данных работ незначительна и не требует отдельной единицы. Оценив фронт работ и взвесив соответствие дополнительных трудозатрат и оплаты труда, Иванова Т. М. согласилась на предложенные условия.

После обсуждения уровня оплаты за дополнительные обязанности и подписания договора она приступила к работе. Несмотря на обилие учетной работы, ей удавалось успешно справляться с функциями по формированию кадровой документации. Связано это было с практическим отсутствием текучести кадров, кроме того, компания не имела филиалов и ее структура была предельно простой, поэтому внутренние переводы также были нечастым явлением. В связи с этим полки с документами по персоналу за достаточно продолжительный период насчитывали буквально несколько не заполненных до конца папок.

Закончив очередную сдачу отчетности, бухгалтер решила просмотреть накопившиеся кадровые бумаги, чтобы оценить необходимый период их нахождения в архиве и рассортировать по срокам. В итоге выяснилось, что части необходимых бумаг не оказалось, кроме того, они не были соответствующим образом сгруппированы. Некоторые экземпляры пришли практически в негодное состояние, поскольку текст просто невозможно было прочитать. Помимо этого, документы с короткими сроками хранения хранились в одном месте с бумагами длительного периода обеспечения сохранности.

На первых порах предстояло рассортировать и систематизировать хранящиеся документы. Испорченные экземпляры пришлось проверить на предмет соответствия срокам, указанным в Перечне, утвержденном приказом № 558.

Примерная таблица с предельными сроками обеспечения сохранности

Просматривая шкаф с документами по персоналу, Ивановой Т. М. удалось систематизировать их по срокам за довольно короткий период. В результате появилась таблица сроков хранения кадровых документов в организации.

Документ

Данные из Перечня, содержащегося в приказе № 558

Степень сохранности документа

Пункт

Период хранения в архиве

Комментарий

Табели учета рабочего времени с 2007 по 2016 год

586

5 лет

Если в них содержатся сотрудники, осуществляющие деятельность во вредных и опасных условиях, — 75 лет

Текст в некоторых местах не поддается расшифровке

Перечень работников, которые были премированы по итогам 2008 года

600

5 лет

Вся информация истерлась и практически не поддается воспроизведению

Папки с делами сотрудников, содержащие персональные данные

656

75 лет

В некоторых папках не хватает копий документов, по 2 сотрудникам личные карточки не обнаружены

 

ЭПК

База данных из бумаг соискателей, сгруппированная в формате картотеки

663

3 года

Командировочные удостоверения 2015 года

668

5 лет

Перечень работников, оформивших пенсию в 2012–2016 годах

685

5 лет

Графики отпусков за 2012–2016 годы

693

1 год

Носитель подвергся воздействию солнечных лучей, текст выцвел, не читается в нескольких местах

Приказы по общим вопросам с 2010 по 2016 год

19

5 лет

Распорядительные документы, регулирующие уставную деятельность в 2010–2016 году

19

Бессрочно

В результате были выявлены бумаги, ставшие непригодными для использования раньше срока, в то же время некоторые документы оставлять было уже не обязательно и они просто занимали место.

Как поступить в случае непреднамеренного уничтожения документа раньше срока

Наиболее печальным из всех выявленных фактов является частичное уничтожение табелей учета. Срок хранения по ним установлен в течение 75 лет, и это явное нарушение. Поскольку большая часть информации осталась в учетной базе фирмы, распечатать и переподписать документы оказалось несложным делом, в результате данная часть архива была быстро приведена в порядок.

ВАЖНО! Просто выбросить нечитаемые табели без подмены их дубликатами нельзя, поскольку это прямо противоречит требованиям закона. В этом случае руководство компании подлежало наказанию на основании ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ.

Что касается графиков отпусков за несколько лет, они уже не представляли никакой ценности, и от них можно было избавиться без сожаления и риска. По спискам сотрудников, отправленных на пенсию, срок еще не истек, но их нужно было поставить на очередь, поскольку в ближайшие годы от них можно было частично избавиться.

Перечень сотрудников, получивших премию в 2008 году, также можно было уничтожить, как и анкеты и резюме кандидатов на рабочие места, в случае если сроки хранения по ним истекли.

Что касается папок с личными данными работников, то их необходимо было дополнить недостающими копиями бумаг, а также завести дела на тех сотрудников, по которым они отсутствовали. Их требуется хранить отдельно, обеспечивая целостное состояние в течение 75 лет.

Процесс избавления даже от просроченной документации не так прост, поскольку для оценки возможности ее списания необходимо создать специальную комиссию, которая будет отбирать соответствующие папки. Все они должны оформляться специальным актом, в котором перечисляются все подлежащие уничтожению бумаги. Только после этого они могут быть переданы для уничтожения в компанию, специализирующуюся на проведении подобных процедур.

***

Периоды сохранения документов в архиве различаются в зависимости от характера информации и категории документов. В частности, плановый график отпусков подлежит хранению в течение не более чем года, приказы нужно хранить 5 лет, а вот табели рабочего времени и личные дела сотрудников придется содержать в архиве на протяжении 75 лет.

Экземпляры, которые невозможно прочесть или те, что уничтожены до окончания обязательного периода хранения, должны быть созданы вновь. Компания не вправе самовольно уменьшать установленный правилами период хранения, в противном случае руководителям компании грозит административное наказание. Процедура списания ненужной документации довольно сложна, в любом случае для выявления дел, подлежащих списанию, должна быть создана специальная комиссия. Только на основе составленного ею акта с перечнем документов, подлежащих списанию, можно осуществлять непосредственное уничтожение бумаг одним из выбранных компанией доступных способов.