Регистры учета основных средств, создающиеся на предприятии, должны соответствовать требованиям законодательства и нормативных актов. В статье описано, какие факторы следует учитывать при их оформлении и каким правилам следовать.

Регистры учета — понятие, сущность, нормативная база

Какие правила предусмотрены при формировании регистров ОС?

Как зависят формы регистров от методов ведения бухгалтерского учета?

Какие сведения об ОС вносятся в регистр?

Виды основных регистров ОС

Какие существуют дополнительные регистры ОС?

 

Регистры учета — понятие, сущность, нормативная база

Регистром учета основных средств называют специальную форму, в которую сводятся данные об объекте, содержащиеся в первичных документах. Применять регистры бухучета, согласно ст. 2 закона РФ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, надлежит каждому субъекту хозяйственной деятельности, ведущему бухгалтерский учет. Более того, формироваться они должны по единым правилам.

Каждый регистр, как правило, содержит однотипные блоки сведений, которые записываются на тот или иной счет бухгалтерского учета. Так, например, происходит при отражении стоимости основных средств, капвложений, доходов или расходов и проч.

 

Какие правила предусмотрены при формировании регистров ОС?

При создании и ведении регистров должны выполняться следующие условия, установленные законом № 402-ФЗ:

  • Вносить сведения надлежит вовремя — обычно в момент совершения операции или сразу же после.
  • Запрещается искажать информацию.
  • Информация в регистр вносится в виде двойной записи (исключение — некоторые категории налогоплательщиков, отнесенные к малому бизнесу).
  • Формы регистров допускается создавать самим предприятиям, ведущим бухгалтерский учет, с использованием обязательных реквизитов. Эти формы непременно надо утвердить в учетной политике. Государственными учреждениями используются «свои» формы, утвержденные Минфином РФ.
  • Вести регистр разрешается как в бумажном, так и в электронном виде. Однако передавать в другие инстанции (например, контрольным органам) его надлежит только в бумажной форме.
  • Исправления в регистре делать разрешается только с позволения того лица, которое отвечает за ведение формы.
  • Понятие регистра идентично понятию документа бухгалтерского учета.

Реквизиты, считающиеся обязательными для регистров учета, таковы:

  • Название регистра и наименование предприятия, использующего эту форму.
  • Период ведения регистра. Можно указать даты, когда он заведен и когда окончен.
  • Указание принципа ведения: системный или хронологический.
  • Единицы учета, отраженные в регистре.
  • Должности, фамилии и инициалы лиц, которым поручено ведение формы, а также их подписи.

Приведенные требования к регистрам учета распространяются и на регистры, предназначенные для учета основных средств.

Как зависят формы регистров от методов ведения бухгалтерского учета?

Как уже было сказано, перечисленные правила создания и ведения  регистров бухучета действуют для всех организаций и ИП, которые ведут бухгалтерский учет. Однако субъектам малого предпринимательства (организациям и ИП), некоммерческим организациям и тем, кто участвует в «сколковском» проекте, предоставляются определенные преференции в виде упрощенного ведения бухгалтерского учета или вообще — необязательности его ведения.

Облегчить ведение бухучета можно двумя способами:

  • За счет уменьшения числа регистров и изменения их форм в сторону упрощения. Минфин РФ облегчил задачу коммерческим структурам и в приказе от 21.12.1998 № 64н привел для них рекомендованные формы.
  • За счет полного отказа от использования регистров. Однако одна форма должна остаться — это книга, куда должны вноситься все расходные, доходные операции и поступления денежных средств. Двойная запись здесь может не применяться.

Если говорить об основных средствах, то регистр в упрощенном виде позволяет учитывать в одном документе не только стоимость поступающих и выбывающих ОС, но и суммы амортизационных отчислений.

Какие сведения об ОС вносятся в регистр?

Объектам основных средств в бухгалтерском учете уделяется гораздо больше внимания, чем любой другой учетной единице. По ОС обязательно следует записывать информацию следующего характера:

  • каким способом поступил на предприятие объект;
  • кто произвел его, когда он был выпущен;
  • паспортные данные;
  • инвентарный номер;
  • в какой учетной группе числится;
  • дата, когда объект был учтен или введен в действие;
  • где используется объект ОС;
  • лицо, в ведении которого находится объект;
  • первоначальная стоимость;
  • группа амортизации, в которую входит объект;
  • параметры начисления амортизации;
  • трансформация стоимости, если объект модернизировался или реконструировался;
  • итоги переоценки;
  • данные о том, производилась ли консервация;
  • информация о переводе из одного структурного подразделения предприятия в другое;
  • предоставление или получение объекта в аренду;
  • сведения о списании (реализации) объекта (дата выбытия, стоимость на момент выбытия).

Столь обширный перечень факторов, которые следует учесть, диктует необходимость создания многофункционального регистра учета.

В бумажном варианте соответствующие формы создавались, но требовали значительных усилий бухгалтеров по сведению всей информации в один блок. С появлением компьютерных программ эта задача сильно упростилась, и теперь с их помощью не только делаются соответствующие записи, но и формируются нужные отчеты.

Виды основных регистров ОС

В качестве основных учетных регистров используются такие:

  • инвентарная карточка, предназначенная для записи всей информации об одном или нескольких объектах ОС;
  • оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ).

Эти регистры обязательны для использования в государственных учреждениях на основании приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В виде той же ОСВ формируется упрощенный регистр учета ОС и амортизационных отчислений (форма В-1). Данная форма была утверждена приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н.

Остальные субъекты хозяйственной деятельности ОСВ, отражающие наличие и движение основных средств, формируют по двум счетам:

  • 01 — где комплектуются сведения о числе объектов ОС, их перемещении и стоимости;
  • 02 — где собираются сведения о начислении амортизации.

Инвентарную карточку коммерсантам разрешено разрабатывать самостоятельно, но обычно используют уже готовые шаблоны, выбирая их из форм, определенных Госкомстатом в постановлении от 21.01.2003 № 7:

  • ОС-6 — на один объект;
  • ОС-6а — на несколько объектов;
  • ОС-6б — в совокупности по всем объектам организации или его структурной единице.

Какие существуют дополнительные регистры ОС?

Из деловой практики следует, что только приведенными регистрами учета ОС организации не ограничиваются. Есть и другие удобные формы, позволяющие вести учет не менее (а то и более) эффективно. Так, компании, использующие 1С, могут выбирать дополнительные электронные формы, как то:

  • оборотно-сальдовые ведомости — в них сводятся данные по всем объектам ОС, и здесь же содержится информация, позволяющая без труда получить базу по налогу на имущество;
  • анализ счета — показывает, каковы обороты этому счету в корреспонденции с другими счетами за отдельный временной промежуток;
  • карточка счета — отражает в хронологическом порядке все факты хоздеятельности, проведенные по данному счету;
  • отчет по проводкам — с помощью него можно отобрать проводки с заданными параметрами;
  • анализ субконто — с помощью него можно получить информацию, касающуюся отдельной единицы учета, которая  отражается на различных бухгалтерских счетах;
  • обороты по субконто — позволяет просмотреть обороты между отобранными для его формирования субконто;
  • карточка субконто — создается идентично карточке счета, но по субконто;
  • справка-расчет — показывает амортизационные начисления по каждому из объектов ОС за выбранный временной промежуток;
  • амортизационная ведомость ОС, где ведутся записи по всем частям основного средства, которые способны повлиять на его балансовую стоимость.

***

Регистры учета ОС создаются на тех же принципах, что и иные бухгалтерские регистры. В качестве основных можно считать инвентарную карточку и оборотно-сальдовую ведомость. Для некоторых категорий хозсубъектов предусмотрены упрощенные формы таких регистров. Помимо этого, разработаны и активно применяются на практике другие регистры по учету ОС, позволяющие оптимизировать процесс бухгалтерского учета.