Cроки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации. При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые — всего в течение нескольких лет.

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Рабочая классификация номенклатуры дел

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения

Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

 

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.

Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек. Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.

Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.

Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

 

Рабочая классификация номенклатуры дел

Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:

  • бюро делопроизводства и архивного дела;
  • служба персонала;
  • отдел регулирования оплаты труда;
  • отдел бюджетного управления и анализа;
  • бухгалтерия;
  • отдел налоговой отчетности;
  • отдел промышленной и пожарной безопасности;
  • технологический отдел;
  • прочие отделы.

До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.

Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.

 

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.
Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта. А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.

Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:

Учетный номер

Наименование папки

Количество дел

Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Комментарий

 

1

2

3

4

5

 

1. Архив

 

1.1

Устав АО «Интеграл»

 

Срок не органичен (ст. 50)

 

 
 

1.2

КД АО «Интеграл»

 

Срок не органичен (ст. 576)

 

 

1.3

ПВТР АО «Интеграл»

 

12 месяцев (ст. 773)

После принятия изменений и создания на их основе новых правил

 
 

1.4

Распорядительные документы дирекции по главным направлениям бизнеса

 

Бессрочно (ст. 19)

 

 

1.5

Распорядительные документы дирекции по административным вопросам

 

60 месяцев (ст. 19)

 

 

1.6

Стенограммы совещаний руководителей компании

 

Бессрочно

(ст. 18 е)

Для планерок и коротких совещаний — 60 месяцев

 

1.7

Итоговый финансовый отчет, составляемый ежегодно по основным видам бизнеса

 

Бессрочно

Неограниченный срок

 

1.8

Контактные данные всех работников АО «Интеграл»

 

12 месяцев (ст. 785)

Срок установлен со дня создания нового списка

 

1.9

Перечень дел

 

Срок не органичен (ст. 200 а)

 

 

 

При оформлении регистра Елене сначала было непонятно наличие пустых строк в конце. Как оказалось, это «запасные» поля для возможного появления новых наименований дел, не применявшихся ранее. Сроки по ним также оставались пустыми до момента внесения новых записей в отношении названия папки документов.

После того как с перечнем дел своего подразделения было покончено, стажер решила перейти к изучению и расстановке сроков документов службы персонала. Разнообразие видов документов и сроков их хранения также потребовало определенных затрат времени на обработку.

 

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Главной особенностью документации, связанной с приемом, учетом, увольнением персонала, является достаточно длительный срок хранения для значительной ее части, начинающийся с 75 лет. Причиной установления подобных правил служит наличие большого объема персонифицированных данных в каждом документе.

Форма отражения информации о номенклатуре дел оказалась схожей с оформляемым ранее разделом:

Учетный номер

Наименование папки

Количество дел

Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Комментарий

1

2

3

4

5

2. Персонал

2.2

Штатное расписание

 

Срок неограничен (ст. 71)

 

2.5

Карточки работников

 

75 лет (ст. 693)

 

2.6

Заполненные графики предоставления отпусков

 

1 год (ст. 693)

 

2.7

Списки работников организации

 

75 лет (ст. 685)

 

2.8

Документы воинского учета

 

3 года (ст. 685)

 

2.9

Перечень бывших работников (пенсионеров)

 

5 лет (ст. 685)

 

2.10

Основания для привлечения сотрудника к мерам дисциплинарного воздействия (служебные, докладные записки, акты отсутствия на рабочем месте, рапорты)

 

3 года (ст. 694)

 

2.11

Журнал регистрации трудовых договоров

 

75 лет (695 б)

 

2.12

Результаты аудита кадровой документации, оценки качества работы службы

 

Срок неограничен (ст. 648)

 

 

 

Зарезервированные строки

 

 

 

 

Зарезервированные строки

 

 

 

Некоторые записи Елене пришлось изучать особенно досконально ввиду специфики их оформления и последующего хранения. Для этого пришлось прочитать большое количество принятых нормативно-правовых актов.

Нужно отметить, что в марте 2016 года были внесены изменения в ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, разрешающие хранить документы по личному составу, изданные после января 2003 года, 50 лет, однако в перечень, утвержденный приказом № 558, эти изменения не попали. В связи с этим для тех наименований документов, которые отражены в перечне, менять сроки не следует.

 

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

В данной категории дел большинство документов должно находиться в архиве не более 5 лет, однако некоторые требуют более продолжительного периода хранения, равного 75 годам. Внутренние инструкции, регламенты, положения, служащие основой проведения расчетных операций по оплате труда, должны быть в наличии в компании на протяжении неограниченного периода времени.

В наиболее общем виде структуру описания дел, относящихся к отделу регулирования оплаты труда, можно представить в виде таблицы, приведенной ниже:

Учетный номер

Наименование папки

Количество дел

Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Комментарий

1

2

3

4

5

3. Отдел регулирования оплаты труда

3.1

Локальные акты с алгоритмами начисления оплаты за труд

 

Срок не органичен (ст. 411 а)

 

3.2

Лицевые счета по заработной плате работников

 

75 лет (ст. 413)

 

3.3

Заявления на получение мат. помощи

 

5 лет (ст. 415)

 

3.4

Оформленные ведомости на выдачу заработной платы сотрудникам

 

5 лет

 

3.5

Больничные листы, принятые к учету от работников

 

5 лет (ст. 896)

 

3.6

Принятые исполнительные листы по сотрудникам АО «Интеграл»

 

От 5 лет, однако срок может быть увеличен при наличии обстоятельств, требующих этого

ст. 416

 

Резерв

 

 

 

 

Резерв

 

 

 

Хотя большая часть документов была Елене знакома еще с момента прохождения практики в расчетном отделе крупного завода, о необходимом периоде их хранения она узнала впервые. Объем полученной информации произвел на нее должное впечатление.

После завершения инвентаризации «зарплатных» бумаг пришел черед налоговых документов, которые были ближе всего к профилю полученного Еленой образования.

 

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Анализируя имеющиеся таблицы документов, Елена не могла не заметить, что практически все они должны оставаться в наличии в компании на протяжении не более 5 лет с момента их составления. Иными словами, бланки относились к категории с незначительным периодом обязательного обеспечения сохранности.

Учетный номер

Наименование папки

Количество дел

Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Комментарий

1

2

3

4

5

4. Отдел налоговой отчетности

4.1

Учетная политика для целей налогового учета АО «Интеграл»

 

5 лет (ст. 360)

 

4.2

Документы, подтверждающие постановку на учет в ФНС, во внебюджетных фондах

 

Срок неограничен (ст. 381)

 

4.3

Документация по спорам с налоговыми органами

 

5 лет (ст. 398)

 

4.4

Счета-фактуры

 

4 года (ст. 368)

 

4.5

Регистры учета доходов и уплаченных налогов на каждое частное лицо — сотрудника компании

 

5 лет (ст. 394)

Необходимо периодически проводить аудит имеющихся в наличии документов

4.6

Периодическая налоговая отчетность компании (декларации)

 

5 лет (ст. 392)

 

4.7

Документы по начислению налога на земельные участки АО «Интеграл»

 

5 лет (ст. 389)

 

4.8

Документы по сверке расчетов с инспекцией

 

5 лет (ст. 385)

 

4.9

Информация о полученных физическим лицом доходах

 

5 лет (ст.396)

 

4.10

Книга покупок и книга продаж АО «Интеграл»

 

4 года (ст. 459 у)

 

 

Зарезервированные позиции

 

 

 

 

Зарезервированные позиции

 

 

 

Имея только теоретическую подготовку в области налогового учета, Елене пришлось дополнительно штудировать нормативные базы и интернет для получения дополнительной информации и лучшего понимания изучаемого вопроса.

 

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Одна из лекций более всего запомнилась Елене в институте, она касалась отнесения убытков компании на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Стажер помнила, что Налоговый кодекс предлагал делать это в течение 10 лет. В ходе проверки номенклатуры тут же возник вопрос о том, сколько лет хранить документы, подтверждающие факт возникновения и списания убытков прошлых периодов. Действует ли стандартный пятилетний период для подобной документации? Для того чтобы развеять возникшие сомнения, ей пришлось углубиться в изучение нормативной базы.

В ходе анализа удалось выяснить, что на основании п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный фирмой убыток, должны быть у нее в наличии. Проблема заключалась в том, что конкретного наименования необходимой документации не приводилось. Поскольку в кодексе ответов не содержалось, пришлось искать прецедент в практике судопроизводства. Одно из решений при этом четко гласило, что наличие убытка в одном из периодов можно подтвердить, в том числе и первичными документами. Это было постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2. Представители Минфина в этом отношении также высказались предельно ясно: достаточно иметь в наличии все бухгалтерские документы, на основании которых был определен отрицательный финансовый результат.

Результатом анализа приведенных норм стал вывод о том, что все документы первичного учета должны сохраняться в архиве весь период списания убытка и 4 года поле этого. Но компания-работодатель находилась в стадии роста бизнеса, уровень доходности был на несколько процентов выше среднерыночного, и убытки в ближайшие несколько лет ей не грозили.

 

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Несмотря на неподдельный интерес Елены к учетным процедурам и порядку составления годового баланса, объем работ в бухгалтерской секции поразил ее. Особенно впечатлило ее огромное разнообразие всевозможных бланков, различающихся как целями оформления, так и процедурой внесения информации и алгоритмов расчетов. Несмотря на то что большая часть томов была сгруппирована в объемные разделы, их количество все равно было намного больше, чем по другим направлениям документооборота. Здесь хранилось все: от накладной и авансового отчета до отчета о прибылях и убытках. Для инвентаризационных описей и финансовой отчетности отводились отдельные стеллажи, так как период их хранения существенно превосходил пятилетний срок, отведенный для всей прочей документации.

 

Учетный номер

Наименование папки

Количество дел

Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Комментарий

1

2

3

4

5

5. Учетные документы и финансовая отчетность

5.1

Политика ведения бухгалтерского учета АО «Интеграл»

 

5 лет (ст. 360)

 

5.2

Бухгалтерская отчетность по итогам года

 

Неограниченный срок, пока действует компания (ст. 351 б)

 

5.3

Периодическая бухгалтерская отчетность

 

5 лет (ст. 351 в)

 

5.4

Акты переоценки и расчеты начисления амортизации основных средств

 

Бессрочно (ст. 429)

 

5.5

Документально оформленные результаты инвентаризаций материальных ценностей, денежных средств, расчетов и иных активов

 

Бессрочно (ст. 427)

По товарам, материалам допускается сокращение до 5 лет, если регулярно проводится внутренний аудит

5.6

Квитанции, расчетные листы, ведомости по выплате пособий, материальной помощи

 

5 лет (ст. 415)

 

5.7

Приходно-расходные первичные учетные документы по различным направлениям хозяйственной деятельности

 

5 лет (ст. 362)

 

5.8

Контракты, закрепляющие полную материальную ответственность

 

5 лет (ст. 457)

С момента освобождения работника от соответствующей должности

5.9

Ведомости по оборотам и остаткам различных счетов

 

5 лет (ст. 361)

При условии регулярного аудита

5.10

Книга кассира

 

5 лет (ст. 362)

 

5.11

Главная книга АО «Интеграл»

 

5 лет (ст. 361)

 

5.12

Карточки по учету внеоборотных активов

 

5 лет (ст. 459 д)

С момента списания объекта с учета

 

Зарезервированные строки

 

 

 

 

Зарезервированные строки

 

 

 

           

 

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Еще в институте, при изучении разнообразных актов законодательства, Елена выяснила, что организации обязаны, начиная с определенной численности персонала, иметь в штате специалиста по охране труда, промышленной и пожарной безопасности. Ее нынешняя компания-работодатель не была исключением, но чем конкретно занимается служба и какой набор документов ей необходим, девушка не знала. Однако с помощью все того же списка из приказа № 558 проблему с максимальным периодом обеспечения сохранности удалось решить и здесь.

Учетный номер

Наименование папки

Количество дел

Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Комментарий

1

2

3

4

5

6. Отдел промышленной и пожарной безопасности

6.1

Локальные регламенты по обеспечению безопасности труда и промышленных процессов

 

Не менее 3 лет (ст. 27 б, 28 б)

С момента введения в действие новой редакции

6.2

Документальные свидетельства проведенных оценок условий труда на рабочем месте

 

5 лет (ст. 625)

 

6.3

Документы о выявленных в ходе проверок нарушениях, указания по их устранению

 

5 лет (ст. 603)

 

6.4

Журналы, книги регистрации обучения сотрудников технике безопасности на рабочих местах

 

5 лет (ст. 624)

 

6.5

Книги для фиксации факта проведения предварительного инструктажа

 

не менее 10 лет (ст. 626 б)

 

6.7

Книга регистрации обучения пожарной безопасности

 

5 лет (ст. 870)

 

6.8

Книга регистрации выдачи экземпляров регламентов о безопасности на рабочем месте сотрудникам компании

 

не менее 2 лет (ст. 259 б)

 

6.9

Журнал регистрации предрейсового, послерейсового медицинского осмотра водителей

 

5 лет (ст. 914)

 

 

Зарезервированные строки

 

 

 

 

Зарезервированные строки

 

 

 

Данное направление также характеризуется средним сроком обеспечения сохранности документации в 5 лет. При этом некоторые регистры достаточно хранить в течение 2 лет, а часть журналов придется держать в архиве до 10 лет.

 

Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения

Документы по прогнозированию деятельности компании в будущем занимают не самый значительный объем в обороте организации, но их изучение оказалось не менее занимательным, чем материалы по другим подразделениям. При этом большая часть стратегических и среднесрочных расчетов требовала постоянного хранения, в то время как индивидуальные, разовые планы предписывалось хранить не более 1 года.

Учетный номер

Наименование папки

Количество дел

Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Комментарий

1

2

3

4

5

7. Бюджетирование, финансовые прогнозы, статистика

7.1

Общая стратегия компании с долгосрочными финансовыми планами АО «Интеграл»

 

Бессрочно (ст. 270)

 

7.2

Экономические расчеты, обоснования, бюджеты подразделений, инвестиционные планы

 

Бессрочно (ст. 271)

 

7.3

Ежегодные бюджеты компании

 

Бессрочно (ст. 285)

 

7.4

Квартальные и месячные корректирующие бюджеты и планы

 

До момента потери необходимости применения (ст. 288)

 

7.5

Планы работы конкретных сотрудников

 

До 1 года (ст. 291)

 

7.6

Итоговая статистическая отчетность по различным направлениям деятельности

 

Не менее 5 лет (ст. 473)

 

7.7

Отчетность сотрудников о рабочих процессах и результатах труда

 

12 месяцев (ст. 476)

 

 

Резервная строка

 

 

 

 

После завершения данного раздела Елена столкнулась еще с одной большой трудностью, а именно с технологической, производственной и технической документацией. Здесь, как она предположила, ей придется немало поломать голову.

 

Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?

Большинство названий папок, присутствующих в производственно-техническом подразделении, не вызывали у Елены никаких проблесков воспоминаний. Поскольку они никак не были связаны с ее профессией, определить их назначение и сроки хранения документов по номенклатуре дел не представлялось возможным. Идентичных наименований в списке к приказу № 558 ей обнаружить не удалось. Решить проблему необходимо было при любом повороте событий, в связи с чем Елене пришлось просить помощи у своего непосредственного начальника.

Имея обширный опыт, руководитель предложил ей при отсутствии какого-либо вида документа в рассматриваемом перечне поискать его в специализированных ведомственных списках. В данном случае Елене предложили обратиться к Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минкультуры от 28.04.2011 № 412.

Проштудировав названный нормативный документ, Елене удалось надлежащим образом заполнить номенклатуру.

 

Учетный номер

Наименование папки

Количество дел

Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Комментарий

1

2

3

4

5

8. Технологический отдел

8.1

 

 

 

 

8.2

Карты техпроцессов

 

Неограниченный срок (ст. 141)

 

8.3

Технологические инструкции, указания, правила

 

До момента принятия новых (ст. 143)

 

8.4

Принятые условия производственного процесса, требования к готовым изделиям

 

До момента прекращения функционирования компании (ст. 145)

 

8.5

Техпаспорта

 

До введения в действие новой редакции (ст. 197)

 

 

8.6

Карты наладки для слесарей

 

До введения в действие новой редакции (ст. 213)

 

 

 

Резервные строки

 

 

 

 

Резервные строки

 

 

 

Однако и здесь обнаружились документы, которые не упоминались в используемых перечнях, в том числе и ведомственном. Пришлось снова просить помощи у вышестоящих сотрудников, поскольку своими силами найти решение не удалось.

 

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Нередко в компании возникают документы, наименование и период хранения которых не указан ни в одном из утвержденных правительством списков. Однако даже в этой ситуации фирме не разрешено самовольно устанавливать период хранения той или иной документации.

Нужно иметь в виду, что согласно Основным правилам работы архивов организаций существует специальная процедура установления сроков хранения по документам, не поименованным в справочниках. В этих правилах говорится, что с целью установления сроков создается специальная экспертная комиссия из состава указанного подразделения архива, выносящая решение о периоде хранения на основе указания архивного учреждения, а также его головной экспертной комиссии.

Схожий подход декларируется и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Исходя из вышесказанного, процесс определения периодов хранения и обеспечение необходимых условий их нахождения в архиве — очень важная, ответственная и нужная работа, которая не отличается простотой. Елена убедилась в этом на собственном опыте.

Очень быстро пролетели дни испытательного срока, и Елена приступила к работе в бухгалтерии. Получив опыт в области реализации стандартов документооборота компании, она скрупулезно оценивала каждый созданный ею регистр на предмет длительности хранения и отнесения его в соответствующий раздел номенклатуры. При этом особое внимание было уделено тому, чтобы бланки бессрочного хранения не попадали в одно дело с бумагами краткосрочного периода хранения.

 

***

В целях соблюдения необходимых сроков хранения документации, а также безукоризненного следования требованиям к условиям их пребывания в архивах компании следует руководствоваться правительственными и ведомственными списками номенклатуры дел.

Необходимо в обязательном порядке обеспечить отдельный учет документов в зависимости от их назначения и значимости для компании, поскольку от этих параметров зависит длительность их обязательной сохранности. Некоторые бумаги следует хранить неограниченный период, однако в большинстве случаев срок хранения варьируется в диапазоне от года до 75 лет.

В тех случаях, когда в одну архивную папку попадают документы со сроком в 1, 3 года и 5 лет, в качестве рабочего периода нахождения в архиве принимается наибольший из них. Только таким способом можно обеспечить абсолютное соблюдение всех требований нормативно-правовых актов.

Нельзя уничтожать документацию ранее установленного для нее предельного срока нахождения в архиве, а также самостоятельно устанавливать период хранения каких-либо документов, если они не указаны в правительственном или ведомственном перечне. Для этих целей нормативными документами установлены специализированные процедуры. Наиболее приемлемым способом решения при этом стало бы обращение в имеющееся в регионе подразделение Росархива, которое помогло бы установить легитимные сроки хранения документации. Всех перечисленных правил компании необходимо неукоснительно придерживаться.