Кассовая дисциплина означает, что ответственные за данный сектор специалисты неукоснительно соблюдают порядок ведения кассовых операций, установленный для компаний и индивидуальных предпринимателей. В материале приведены основные условия, которые должны соблюдать хозяйствующие субъекты для предотвращения нарушений при работе с кассой.

 

Контрольно-кассовая дисциплина — что это означает?

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

ККТ — как обеспечить соблюдение правил?

Знание каких документов требуется для обеспечения кассовой дисциплины?

Контроль за соблюдением дисциплины при работе с наличностью

Проверка кассовой дисциплины — какова процедура

Ведение кассовых операций — ответственность за нарушения

 

Контрольно-кассовая дисциплина — что это означает?

Любая организация или индивидуальный предприниматель в своей деятельности использует наличные денежные расчеты. При этом для осуществления соответствующих операций законодательством предусмотрены определенные правила. Их неукоснительное соблюдение — это и есть контрольно-кассовая дисциплина.

Наличные расчеты включают в себя следующие операции:

  • получение выручки в форме наличных средств;
  • выдача зарплаты;
  • сдача наличных денег в банк;
  • получение наличности из банка;
  • расчеты с подотчетниками и прочее.

Совокупность операций с такими средствами носит условное название «операционная касса» или просто «касса».

Первый пункт из приведенного перечня подразумевает, что на предприятии должна присутствовать контрольно-кассовая техника (ККТ), с помощью которой приходуются вырученные наличные средства (п. 1 ст. 2 закона РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Но этот же закон допускает, что применение ККТ не всегда обязательно. Следующие лица могут ее не использовать в своей деятельности:

  • Организации и ИП, оказывающие услуги и получившие право на использование бланков строгой отчетности (БСО).
  • Организации и ИП, применяющие ЕНВД, а также ИП, использующие в своей деятельности патентную систему налогообложения (ст. 2.1 закона № 54-ФЗ). Такие субъекты вправе выдать покупателю любой платежный документ, из которого прослеживается факт приема наличных средств. В этом качестве может выступать и товарный чек, и приходный кассовый ордер.
  • Организации и ИП, ведущие деятельность в таких условиях, при которых использование ККТ затруднено или нецелесообразно (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Законодательством установлено, что для каждого пункта приема наличности должен быть свой кассовый аппарат, причем их число не подлежит ограничению. Однако в конце дня все поступившие средства приходуются в кассу предприятия (ИП).

Одно из правил кассовой дисциплины как раз и состоит в применении ККТ именно там, где такая техника должна присутствовать, и в том, что проводимые по кассе операции получат соответствующее документальное оформление.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми сотрудниками предприятия, будь это бухгалтеры, руководители или рядовые сотрудники.

Все правила сведены в четыре главных нормативных документа:

  1. указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, где содержатся правила, которые должны соблюдать при осуществлении операций организации и индивидуальные предприниматели;
  2. указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, где содержатся правила проведения расчетов с помощью наличных средств;
  3. закон РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в котором определены правила использования ККТ;
  4. постановление Правительства РФ от 23.07.2007 № 470, в котором приводится порядок регистрации ККТ.

Если обобщить правила работы с кассой, то они вкратце таковы:

  • Кассиром должен быть назначен отдельный работник, обладающий соответствующей квалификацией и имеющий знание кассовой дисциплины. С ним заключается договор о материальной ответственности. Допускается, чтобы кассу вел сам руководитель предприятия (такое практикуется в небольших организациях) или индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате бухгалтера или ведущий бизнес без наемных работников.
  • На предприятии должны быть созданы условия по надежному хранению кассовых документов.
  • Все кассовые операции проводятся с обязательным оформлением документов, для которых установлены строгие формы и заполнять которые следует по установленным правилам. Момент совершения операции должен совпадать с моментом оформления соответствующего документа. Выручка, получаемая вне кассы, может быть оприходована в конце дня.
  • Поступление выручки в операционную кассу в обязательном порядке должно проходить через ККТ и сопровождаться пробитием кассового чека. Такой порядок оговорен в ст. 5 закона № 54-ФЗ.
  • Кассир при получении денежных средств должен проверить подлинность сдаваемых денежных знаков. Кроме того, есть определенный порядок проверки количества поступающих и выдаваемых сумм.
  • Соблюдение кассовой дисциплины подразумевает, что пришедшая в кассу выручка может расходоваться в строго ограниченных целях, как-то: выдача заработной платы, расчеты с покупателями и поставщиками, оформление подотчетных средств. Индивидуальным предпринимателям разрешается брать из кассы наличные деньги на свои нужды, не определяя цели.
  • Законодательством установлены предельные суммы, которые можно проводить при оформлении операций между организациями и если организация сотрудничает с ИП, — это 100 000 руб. по каждому договору. Если организация ведет расчеты с физическими лицами, ограничений нет. Не установлен предел и для ИП при изъятии из кассы денег для личных нужд.
  • Установлены строгие правила и для оформления подотчетных средств. Так, выдаются соответствующие суммы по распоряжению руководителя (в виде служебной записки, например). Отчитаться сотрудник предприятия должен в течение 3 рабочих дней после истечения срока, в течение которого эти деньги должны были использоваться. Оставшиеся деньги следует вернуть в кассу. Если сотрудник задержит их, соответствующая сумма будет удержана в соответствии со ст. 137 ТК РФ из заработной платы нарушителя кассовой дисциплины.
  • На предприятии должен быть определен лимит остатка наличных средств в кассе в конце рабочего дня (или смены). В указании Банка РФ № 3210-У приводятся два возможных варианта расчета данного остатка. Но для соблюдения кассовой дисциплины одно условие обязательно: превышение над пороговой суммой должно быть сдано в банковское учреждение. Превышать данный показатель разрешается только в те дни, когда выплачивается заработная плата.
  • Нормы, содержащиеся в ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ, позволяют проводить по кассе денежные средства в наличной иностранной валюте. Как правило, такие операции связаны с командировочными расходами на зарубежные поездки. В ограниченном числе случаев допускается рассчитываться таким путем с резидентами РФ.

Если предприятие или ИП учитывают свои операции по упрощенному варианту, то кассовые операции они могут вести тоже в упрощенном виде. Это означает, что им разрешается не оформлять кассовые документы, соответственно, не устанавливают они и лимиты.

ККТ — как обеспечить соблюдение правил?

Работа с ККТ должна проводиться по строгим правилам, исключающим нарушение кассовой дисциплины. В соответствии с этими требованиями ККТ должна быть:

  • Внесена в государственный реестр. Если ККТ выводится из него, но еще используется при оформлении кассовых операций, пробивать чеки можно до конца срока службы. При этом за границы 10-летнего срока выходить не разрешается.
  • Исправна.
  • Оснащена фискальной памятью, имеющей защиту от стороннего вмешательства (пломбы, голографические наклейки и проч.).
  • Поставлена на учет в ИФНС.
  • Поставлена на техническое обслуживание по договору, заключенному между предприятием и ЦТО, оказывающим услуги в данном регионе.

Знание каких документов требуется для обеспечения кассовой дисциплины?

Ответственные лица организаций и предприниматели, применяющие в своей деятельности ККТ, должны знать, какие документы и бланки используются для оформления кассовых операций. Они приведены в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Ведение кассовой дисциплины предусматривает, например, что в конце дня кассир пробивает Z-отчет, в котором содержится информация о поступившей в течение дня выручке. Данные фиксируются в журнале КМ-4, если работал кассир, или в журнале КМ-5, если ККТ функционирует без такого сотрудника. По итогам Z-отчета кассир составляет справку-отчет КМ-6, которая сопровождает выручку при сдаче в операционную кассу.

При оформлении операций в операционной кассе возможны следующие события:

  • Поступление денежных средств сопровождается оформлением приходного кассового ордера (форма КО-1). Лицу, которое деньги вносит, передается отрывная часть ордера с подписями и печатью. К ордеру могут прилагаться документы, подтверждающие действительность операции.
  • При выдаче денег через кассу оформляется расходный кассовый ордер (форма КО-2). Для выдачи денег по такому ордеру обязательным требованием является наличие подтверждающих документов — ведомости по заработной плате, копии приказов на командировки, отпуска и т. п. В данном ордере обязательно должны быть отражены реквизиты удостоверения личности.

Формы и того и другого ордера определены Госкомстатом в постановлении № 88. Кассовая дисциплина требует, чтобы каждой операции соответствовал свой документ. Информация о заполненных ордерах вносится в кассовую книгу (форма КО-4), где записи ведутся каждый операционный день. По окончании дня выводится сальдо между приходом и расходованием средств.

Если на предприятии есть необходимость, вносятся данные в журнал записи ордеров по приходным и расходным операциям (форма КО-3), а также журнал учета денежных средств, передаваемых иным кассирам (форма КО-5).

Контроль за соблюдением дисциплины при работе с наличностью

Правила ведения операций с наличностью должны соблюдать все работники предприятия. Но контроль за соблюдением кассовой дисциплины возложен на главного бухгалтера (при условии, конечно, что такая должность предусмотрена на предприятии). Если бизнес ведет ИП в единственном числе, то ответственность вся на нем.

Однако государство оставило за собой общие контрольные функции. Согласно нормам п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-1 проверка кассовой дисциплины находится в ведении Федеральной налоговой службы.

При осуществлении контрольных мероприятий налоговые органы хотят выявить:

  • есть ли факты, когда выручка приходовалась не в полной мере или с нарушением сроков.
  • превышен ли 100-тысячный лимит расчетов;
  • превышался ли лимит остатка кассы;
  • имелись ли нарушения при проведении операций через ККТ;
  • всегда ли выдавались положенные кассовые ордера и правильно ли они оформлялись;
  • всегда ли, когда положено, пробивались и выдавались кассовые чеки и оформлялись ли в положенных случаях БСО;
  • совпадают ли кассовые остатки с данными, содержащимися в кассовых документах;
  • не было ли случаев предоставления подотчетникам крупных сумм на большие сроки.

Проверка кассовой дисциплины — какова процедура

Чтобы инициировать проверку соблюдения кассовой дисциплины, руководитель налоговой инспекции издает приказ, в котором определяются сроки контрольного мероприятия и его цели. Порядок принятия решения установлен приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н.

Обследованию подлежат:

  • документы, оформлявшиеся в ходе обеспечения кассовых операций;
  • фискальные отчеты и контрольные ленты ККТ;
  • регистрационные и эксплуатационные документы на ККТ;
  • документы, отражающие сведения о получении БСО, об их учете и утилизации;
  • регистры учета бухгалтерских и хозяйственных операций;
  • приказы, устанавливающие лимиты остатков по кассе;
  • авансовые отчеты.

Помимо перечисленных документов и регистров налоговики вправе требовать пояснений и испрашивать любые другие формы, имеющие отношение к предмету контроля.

Ведение кассовых операций — какова ответственность за нарушения

Законодательство РФ предусматривает административную ответственность за нарушение кассовой дисциплины.

Согласно нормам, предусмотренным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ, установлены следующие размеры наказаний:

  1. Если наличная операция произведена без пробития чеков через ККТ, то:
  • Должностные лица заплатят штраф в пределах от 25 до 50% от размера скрытой операции. При этом установлен нижний порог такого штрафа — 10 000 руб., то есть штраф не может быть меньше этой суммы.
  • Организацию оштрафуют на сумму, равную 75–100% от расчетной и сокрытой суммы. В этом случае нижний порог санкции — 30 000 руб.
  1. Повторное нарушение уже будет наказываться жестче:
  • Должностных лиц дисквалифицируют на период от одного до двух лет.
  • Организацию или ИП могут блокировать путем приостановления их деятельности на срок до 3 месяцев.
  1. Если нарушение заключается в том, что применялась кассовая техника, не удовлетворяющая нормам, или не зарегистрированная, то санкции будут таковы:
  • Должностных лиц предупредят или в крайнем случае оштрафуют на сумму от 1 500 до 3 000 руб.
  • Организацию предупредят или оштрафуют на сумму от 5 000 до 10 000 руб.

Следует учитывать, что нарушение кассовой дисциплины, связанное с ККТ, имеет свой срок исковой давности — 2 месяца. То есть, если факт нарушения не обнаружен в течение указанного периода, наказания можно избежать. Однако налоговые органы в дальнейшем проявят к данному налогоплательщику больше оперативного внимания.