Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров должен заполняться каждой организацией, имеющей дело с наличностью. Рассмотрим, для чего необходим этот документ и как его правильно заполнять.

Зачем регистрировать в журнале приходники и расходники?

Как правильно вести журнал регистрации ПКО и РКО?

 

Зачем регистрировать в журнале приходники и расходники?

Ведение предпринимательской деятельности, включающей кассовые операции, регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У. В документе оговорено, что любой приход или расход наличных денег должен быть зафиксирован первичными документами, а именно приходным кассовым ордером (форма КО-1) и расходным кассовым ордером (КО-2). Также все ордера должны быть отражены в регистрационном журнале формы КО-3. Бланки перечисленных выше документов являются унифицированными, они были утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Бланк журнала по форме КО-3 можно скачать с нашего сайта:

Скачать бланк.

Кроме того, организация или ИП обязаны иметь в наличии ККМ (кассовый аппарат), если они не попадают в предусмотренные законодательством исключения (например, ИП применяет патентную систему налогообложения).

 

Как правильно вести журнал регистрации ПКО и РКО?

Документы по приходу и расходу необходимо оформлять с соблюдением следующих условий:

  • нужно приложить к ордеру документ — основание для проводимой операции;
  • нельзя вручную исправлять сведения на документах;
  • нумеровать ордера необходимо последовательно, в том порядке, в котором документы были сформированы;
  • следует фиксировать все ПКО и РКО в журнале регистрации;
  • выдавать деньги по расходнику можно только в день оформления ордера.

Документы по приходу/расходу подготавливаются вручную либо машинным способом с последующей распечаткой.

Лицо, внесшее наличность, должно получить отрывную часть приходника как свидетельство, что деньги внесены в кассу. Бухгалтер оставляет себе остальной документ ПКО и регистрирует его в журнале.

В том случае, когда денежные средства выдаются сотруднику, например под отчет, должен быть оформлен расходный кассовый ордер (расходник), который нужно зарегистрировать в журнале КО-3. Расходник должен содержать паспортные сведения сотрудника, которому выдаются денежные средства.

При выдаче заработной платы сведения о каждом расходнике фиксируются в журнале наряду с информацией по зарплатной ведомости. Также на ведомости проставляется штамп-отметка с данными соответствующего расходника. Для упрощенного заполнения в зарплатной ведомости можно указывать реквизиты только одного расходника.

***

Каждая организация, использующая в своей деятельности наличные деньги, должна регистрировать приходные и расходные ордера в журнале регистрации. Правила составления первичных документов  ведению журнала приходных и расходных кассовых ордеров регулируются указанием ЦБ РФ № 3210-У.