Заполнение формы 6-НДФЛ за 2016 год для многих специалистов оказалось довольно трудной задачей. Связано это с тем, что этот отчет был введен не так давно, и, несмотря на обилие пояснений, примеров разбора сложных моментов, до сих пор возникает масса ситуаций, порождающих дополнительные вопросы.

Основные требования к оформлению формы 6-НДФЛ за 2016 год

Как заполнить форму 6-НДФЛ за год в общих случаях

Куда вписывать зарплатные показатели

Как отразить авансы по зарплате в форме 6-НДФЛ

Пример отражения выданных авансов в разделе 1

Раздел 2 годовой — форма 6-НДФЛ — как заполнять на практике

Что вписывать в стр. 120 отчета 6-НДФЛ

Специфические случаи при формировании отчета 6-НДФЛ

Основные требования к оформлению формы 6-НДФЛ за 2016 год

Все обстоятельства, правила, методы, которые нужно учитывать при заполнении формы 6-НДФЛ 2016 года, сформулированы в приказе ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Опираясь на него, налоговым агентам и следует оформлять отчет. В приложении 2 к приказу приведены основные параметры, которых надо придерживаться в процессе заполнения:

  • Источник информации — налоговые регистры, обязательные к ведению в любой организации.
  • Объем отчетности никак не ограничен и может включать любое необходимое для отражения всех предусмотренных данных количество страниц.
  • Для всех типов заполняемых данных в форме отведены отдельные ячейки, исключение — даты и десятичные дроби.
  • Если по какой-либо строке у компании по итогам периода не сложилось показателей для отражения в форме, то в строках ставится «0», если при этом остаются незаполненные ячейки — они прочеркиваются.
  • Порядок записи чисел в строках — с левого края к правому.
  • Если согласно существующим положениям компания сдает отчет в бумажном варианте, то в нем запрещено:
    • использовать чернила разных цветов (только синие или только фиолетовые);
    • применять корректирующие средства для исправления;
    • использовать двустороннюю печать;
    • скреплять листы средствами, которые могут привести к их порче.
  • При машинном методе формирования отчета разрешено не ставить прочерки в пустых ячейках и не пропечатывать их границы. Использовать нужно исключительно шрифт Courier New высотой 16–18 пунктов, отклонений по высоте знаков или расположению строк отчета не допускается.

В текущем году изменения в приведенный документ не вносились.

Как заполнить форму 6-НДФЛ за год в общих случаях

Любой субъект, имеющий наемный персонал и выплачивающий ему доход, приобретает обязанность оформлять и передавать в ФНС форму 6-НДФЛ. При этом объемы и периодичность подобных выплат не имеют значения.

Физлицо получает доход чаще всего в виде заработной платы. Именно этот факт и становится предметом для отражения в форме 6-НДФЛ налоговым агентом.

Для заполнения отчета потребуется информация о:

  • сумме ФОТ, начисленной всему персоналу организации;
  • сумме вычетов;
  • объеме и конкретных днях выдачи зарплаты за последний квартал;
  • предельных датах, до наступления которых необходимо уплатить подоходный налог в бюджет.

Куда вписывать зарплатные показатели

Сложность при внесении перечисленных данных связана в первую очередь с несовпадением даты начисления и выдачи сотрудникам месячного заработка. Так, расчет причитающихся сумм происходит в последний день одного месяца, а фактическая выплата — в другой день, приходящийся на следующий месяц, закрепленный в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), колдоговоре или трудовом контракте.

Так начисление платы за работу в декабре 2016 года включается в раздел годовой формы:

  • стр. 020 — сумма рассчитанная;
  • стр. 040 — подоходный налог к удержанию.

Выплата средств, произошедшая в следующем месяце — январе 2017 года, найдет свое отражение в разделе 2 отчета за 1-й квартал 2017 года:

  • стр. 100 — дата перечисления средств или выдачи наличными причитающейся суммы (п. 2 ст. 223 НК РФ);
  • стр. 110 и 120 — дни удержания (п. 4 ст. 226 НК РФ) и отправки в бюджет подоходного налога (п. 6 ст. 226 НК РФ);
  • стр. 130 и 140 — суммы общего заработка за декабрь и удержанного с него налога.

Как отразить авансы по зарплате в форме 6-НДФЛ

Еще один проблемный момент — отражение заработной платы, выплачиваемой за первую половину месяца, т. е. аванса. Сложность вытекает из требования ТК РФ о выплате заработной платы 2 раза за месяц, при этом одна часть выплачивается до его завершения и носит авансовый характер. На методике отражения подобных сумм следует остановиться подробнее.

Объектом для включения в состав показателей 6-НДФЛ выступают все выплаты сотруднику, которые подпадают под начисление НДФЛ. Перечисляемый сотруднику аванс за первую половину месяца также включается в эту категорию. В то же время исчисление и уплата НДФЛ с него имеют определенную специфику, заключающуюся в следующем:

  • при выплате аванса НДФЛ не исчисляется и перечисление в бюджет не производится;
  • предварительная выплата за полмесяца не учитывается отдельно, а находит свое отражение в форме только в совокупности с оставшейся частью, начисляемой по итогам месяца;
  • днем отражения суммы аванса в 6-НДФЛ будет являться последнее число месяца, в которое происходит начисление зарплаты по итогам отработанного месяца, так установлено в п. 2 ст. 223 НК РФ.

Описанный выше порядок лучше закрепить на основе примера.

Пример отражения выданных авансов в разделе 1

В АО «Атом» трудится 40 сотрудников, занимающих различные должности. Их общий заработок за месяц равен 1 985 000 руб., годовые выплаты составят при этом 23 820 000 руб. Для использования в качестве аванса решено применять фиксированную сумму в 12 000 руб., итоговый расчет причитающегося работнику заработка происходит по завершении месяца с учетом фактически отработанного времени и оклада.

Выплата начисленных сумм осуществляется в утвержденные в ПВТР АО «Атом» сроки:

  • за первую половину месяца — 25-го числа каждого месяца;
  • оставшаяся сумма заработка по итогам месяца — 10-го числа месяца, который идет за периодом начисления.

Работникам организации не полагается никаких вычетов по НДФЛ, что упрощает порядок заполнения. В 1-й раздел по итогам года попадут следующие данные:

стр. 010 — процент НДФЛ (13%);

стр. 020 — общий ФОТ, начисленный за 12 месяцев, — 23 820 000 руб. (1 985 000 руб. × 12 мес.);

стр. 040 и 070 — начисленный и удержанный подоходный налог — 3 096 600 руб. (23 820 000 руб. × 13%).

Порядок заполнения годовой формы 6-НДФЛ в части раздела 1 можно посмотреть на основе приведенного образца по ссылке.

Скачать образец раздела 1

Раздел 2 годовой — форма 6-НДФЛ — как заполнять на практике

Для того чтобы корректно заполнить следующую часть формы 6-НДФЛ — за год, следует ознакомиться с пп. 4.1–4.2 раздела IV приказа № ММВ-7-11/450@, где сказано, что заполнение производится в следующей последовательности:

  • Вносятся данные в поля с 100 по 120, в которых приводятся даты начисления зарплаты, удержания НДФЛ, а также день перечисления налога в бюджет (не позднее следующего дня после выплаты дохода). Дата начисления и выдачи аванса при этом не играет роли и нигде не приводится. Однако крайне важен день расчета с персоналом, 10.10.2016, 10.11.2016, 09.12.2016 (10.12 — суббота) — в продолжение нашего примера.
    • В стр. 100 приводятся даты начисления дохода 30.09.2016, 31.10.2016, 30.11.2016.
    • В стр. 110 — даты, когда подоходный налог был удержан (совпадает с днем выплаты): 10.10.2016, 10.11.2016, 08.12.2016.
    • В стр. 120 приводятся максимально допустимые даты для перечисления налога: 11.10.2016, 11.11.2016, 12.12.2016.
  • В стр. 130–140 приводятся суммы начисленной заработной платы и сумма НДФЛ.

Образец заполнения формы 6-НДФЛ за год — ее второго раздела — можно посмотреть по ссылке на странице.

Скачать образец раздела 2

В разделе 2 годового отчета задействованы сентябрьские и никак не участвуют декабрьские начисления, поскольку они будут выплачены работникам только в январе 2017 года.

Порядок внесения записей в стр. 120 в части крайних сроков перечисления НДФЛ требует отдельного рассмотрения ввиду наличия определенной специфики.

Что вписывать в стр. 120 отчета 6-НДФЛ

Условия, которых нужно придерживаться при внесении данных в стр. 120 формы 6-НДФЛ, приведены в п. 4.2 Порядка, утвержденного приказом № ММВ-7-11/450@. Все знакоместа этой строки отведены под указание даты, не позже которой нужно перечислить НДФЛ в бюджет. При этом фактическая дата перечисления налога никак не учитывается, важно указание дня, не позднее которого можно перевести подоходный налог в бюджет.

Чтобы корректно привести нужную дату, следует руководствоваться положениями НК РФ в этой области. Искомая дата будет зависеть от вида дохода, который будет начислен в пользу физлица.

В частности, будут различаться максимально допустимые сроки перечисления НДФЛ по следующим выплатам (п. 6 ст. 226 НК РФ):

  • С доходов в виде заработной платы и премий — не позднее дня:
    • идущего вслед за днем перечисления заработной платы на карты;
    • выдачи наличными (если зарплата выдается из выручки);
    • получения в банке наличных сумм для последующей выплаты из кассы.
  • По отпускным и больничным — не позднее последнего дня месяца, в котором они были получены сотрудником.

Еще один момент, который важно при этом иметь в виду, это необходимость «отодвигать» указанную дату к первому рабочему дню, следующему за крайней датой перечисления, если предельная дата попадет на выходной или нерабочий праздничный день. Подобное правило «продления» срока установлено в п. 7 ст. 6.1 НК РФ. В рассмотренном выше примере в декабре крайний срок перечисления налога нужно сдвинуть на 11.12.2016, так как 10.12.2016 — воскресенье.

Специфические случаи при формировании отчета 6-НДФЛ

Заполнение годовой формы 6-НДФЛ нередко связано с трудностями для специалистов, так как возникает множество нетипичных обстоятельств, которые следует учитывать при составлении отчетности. На них следует остановиться чуть подробнее.

Начисление и выплата дополнительных сумм сотрудницам в период ухода за ребенком

Немногие работодатели с пониманием относятся к нуждам женщин, готовящихся стать матерями. Тем не менее есть организации, которые в период нахождения сотрудниц в отпуске по беременности и родам, помимо положенных пособий, осуществляют дополнительные выплаты. Это делается в целях поддержания надлежащего уровня доходов женщин. При этом отражение подобных сумм в 6-НДФЛ требует соблюдения специфических правил:

  • пособие по беременности и родам не подпадает под обложение НДФЛ, в связи с чем не подлежит включению в отчет;
  • доплата до фактического заработка работнице в декретном отпуске, не относящаяся к пособиям и подлежащая включению в базу для подоходного налога в обычном порядке, должна отражаться в 6-НДФЛ.

Механизм заполнения, согласно письму ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, сводится к следующему:

  • день получения сотрудницей доплаты проставляется в стр. 100;
  • дата удержания НДФЛ в стр. 110 должна быть идентична данным в стр. 100;
  • срок перечисления налога — следующий день после даты фактической выплаты дополнительных средств.

Предоплата по гражданско-правовому договору

Использование услуг частных лиц для решения разовых задач или выполнения работ узкоспециализированного характера — довольно распространенная практика различных компаний. Для этого между компанией и частным лицом заключается договор гражданско-правового характера, в котором может быть предусмотрен аванс. В подобных случаях перечисление аванса по договору не имеет ничего общего с выплатой аванса как части заработной платы за первую половину месяца. Аванс по договору ГПХ включается в отчет 6-НДФЛ сразу после получения денежных средств физлицом (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-04-06/24982). Если, предположим, в течение 3 месяцев сотруднику производились частичные выплаты по договору и затем был осуществлен окончательный расчет, каждая из указанных сумм приводится в стр. 100–140 формы 6-НДФЛ отдельно, исходя из фактических дат выплат.

Выдача подарков пенсионерам

Некоторые организации часто поддерживают материально своих бывших работников пенсионного возраста. Подобные обязательства включаются в положения коллективного договора и положения по оплате труда. В части последствий для заполнения формы 6-НДФЛ за год это приводит к следующему:

  • сумма безвозмездной передачи учитывается по стр. 020 раздела 1;
  • подарки в сумме не более 4 000 руб. в год не облагаются НДФЛ, в связи с чем вычет в указанных пределах приводится в стр. 030;
  • сумма налога в размере 13% от разности между стоимостью подарка и вычетом включается в стр. 040;
  • детализация дат выплат и стоимости подарка производится в разделе 2: в полях 100 и 130 приводят дату выдачи подарка и его стоимость, поля 110, 120, 140 заполняются нулями, поскольку в денежной форме доход не получался и удержать подоходный налог было невозможно.

В конце года неудержанная сумма НДФЛ подлежит включению в стр. 080 раздела 1 формы 6-НДФЛ.

 

***

Все возможные ситуации, которые могут иметь место в процессе оформления 6-НДФЛ, можно разрешить, опираясь на приказ ФНС № ММВ-7-11/450@. При возникновении обстоятельств, не указанных в данном приказе, специалистам нужно изучать письма ФНС с разъяснениями, которые выпускаются регулярно. В них достаточно подробно освещается последовательность внесения данных в каждую строку отчета для каждого специфического случая. Поскольку форма 6-НДФЛ введена не так давно, полная законодательная база для каждой уникальной ситуации еще не сложилась, однако в ближайшее время пояснений станет еще больше и большинство проблем будут разрешаться гораздо быстрее.