Ст. 169 НК РФ содержит нормы, определяющие сущность счета-фактуры и устанавливающие общие правила его создания. В предложенном ниже материале рассказано, когда оформляется такой документ, как в него вносятся данные и в какой форме возможно его существование.

При каких обстоятельствах возникает необходимость в создании счета-фактуры (п. 3 ст. 169 НК РФ)

Какой вид счета-фактуры предпочесть

Какие сведения в пункте 5 статьи 169 НК РФ признаны обязательными для включения в счет-фактуру

Какие изъяны делают документ непригодным для вычетов

Какие изъяны допустимы при предъявлении налога к вычету

В каких случаях в счете-фактуре ставятся прочерки

Кто вправе подписывать счет-фактуру (согласно п. 6 ст. 169 НК РФ)

Срок выставления счета-фактуры

Нюансы выставления счета-фактуры обособленным подразделением предприятия

Особенности счета-фактуры, выставляемого индивидуальным предпринимателем

Формы счета-фактуры

 

При каких обстоятельствах возникает необходимость в создании счета-фактуры (п. 3 ст. 169 НК РФ)

В соответствии с п. 3 ст. 169 НК РФ необходимость в создании счета-фактуры возникает:

  • у НДС-плательщиков по тем операциям, которые позиционируются как налогооблагаемые, а также при поступившей предоплате и при корректировке количества отгруженного товара или в результате изменения его цены;
  • НДС-неплательщиков, освобожденных от обязанностей платить НДС и подпадающих под действие ст. 145 и 145.1 НК РФ;
  • налоговых агентов, если они осуществляют покупки у иностранных продавцов или пользуются государственным имуществом;
  • организаций, не являющихся плательщиками НДС, когда они ведут торговлю от своего имени, а также когда счета-фактуры выставляются заново.

Есть перечень случаев, при которых необходимости в счете-фактуре нет и его не требуется формировать, а именно:

  • при оформлении операций, которые позиционируются как необлагаемые;
  • если операцию проводят организации или ИП, не являющиеся плательщиками НДС;
  • когда операция осуществляется налогоплательщиком, использующим один из налоговых спецрежимов, — независимо от того, сами налогоплательщики участвуют в сделке или они это делают через посредников.

Однако есть и промежуточные ситуации, когда допускается не оформлять счет-фактуру, а именно:

  • В случаях торговли в розницу за наличный расчет, при этом покупка оформляется кассовым чеком или аналогичным документом.
  • Когда счет-фактура не выставляется на основании письменного согласия покупателя, не платящего НДС. В таких обстоятельствах, в соответствии со ст. 169 НК РФ с комментариями на 2017 год, не требуется оформление этого документа и на предоплату. Продавцу налоговое законодательство разрешает составить счет-фактуру в единственном экземпляре исключительно для себя.
  • После получения авансов по соглашениям на проведение работ, характеризующихся длительным производственным циклом, при осуществлении продаж с нулевой ставкой НДС, а также по операциям и объектам, не облагающимся этим налогом.

Какой вид счета-фактуры предпочесть

В деловой практике насчитывается несколько видов счетов-фактур:

  • на реализацию, в т. ч. и при выставлении посредником;
  • авансовые;
  • корректировочные, требующиеся при смене цен или изменении объема уже отгруженного товара;
  • исправительные, создаваемые при обнаружении значительных ошибок технического характера в предыдущих трех видах счетов-фактур.

Все графы, строки, реквизиты документа, а также правила его заполнения строго нормированы и содержатся в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Счета-фактуры, оформляемые при реализации, получении авансовых выплат, а также исправительный документ к этим двум видам имеют одинаковые бланки. Некоторая разница присутствует лишь при их заполнении.

Особняком стоит корректировочный документ и, соответственно, исправительный к нему. Они имеют отдельную форму, что обусловлено необходимостью в отражении возникающих отличий. Помимо этого, причиной особого бланка является и то, что корректировочный счет-фактуру разрешается составлять сразу по нескольким документам, оформлявшимся ранее.

С бланками описанных выше счетов-фактур можно ознакомиться на нашем сайте, здесь же их можно и скачать.

Вставить бланк счета-фактуры на реализацию

Вставить бланк корректировочного счета-фактуры

Какие сведения в пункте 5 статьи 169 НК РФ признаны обязательными для включения в счет-фактуру

Счета-фактуры содержат информацию, требуемую для оформления определенной операции. Но в форме документа предусмотрены и блоки, куда следует заносить только обязательные сведения. Согласно п. 5 ст. 169 НК РФ имеются в виду:

  • Номер документа и дата составления.
  • Информация о продавце и покупателе: наименование предприятия, его ИНН, адрес местонахождения, указанный в уставных документах. Разрешается приводить развернутое или сокращенное наименование компании, а также их сочетание.
  • Название валюты, в которой ведутся расчеты по этой сделке.
  • Название объекта продажи.
  • Стоимость реализуемого объекта, с НДС и без него, налоговая ставка, размер налога, если он фигурирует при совершении операции.
  • Подписи руководителя или индивидуального предпринимателя, а также главбуха (если он есть).

В документе допускается отсутствие следующих сведений:

  • КПП сторон сделки.
  • Сведения об отправителе груза и его получателе, если в счете-фактуре речь идет о продаже услуг или о поступлении предоплаты. Если в документе фигурирует хоть одной строкой товар, эта информация должна присутствовать обязательно. Разрешается приводить как развернутое, так и краткое наименование предприятия, осуществляющего отгрузку или получающего груз.
  • Реквизиты документа, подтверждающего факт оплаты, если ранее не было предоплаты. Если счет-фактура создавался для авансовой выплаты, такая информация должна присутствовать непременно. Чтобы не загромождать форму лишними сведениями, Минфин РФ разрешил приводить три последние цифры номера платежного документа.
  • Информация о единице измерения, если она не определяется.
  • Налоговая ставка и размер налогов, если таковых не было. Налогоплательщики, которые освобождены от НДС, но должны оформлять счета-фактуры, в графах, отведенных для сведений об этом налоге, проставляют: «Без НДС».
  • Информация о зарубежном происхождении продукции, если она изготовлена в РФ. Если же имеются сведения о ввозе товара из-за рубежа, они должны приводиться в документе в полном соответствии с данными таможенной декларации. Когда товары поступают из разных точек мира, то в счете-фактуре надо приводить соответствующую информацию по всем странам. Только в том случае, если информация о стране ввоза отсутствует, можно ее не приводить.

Помимо этого, в счетах-фактурах определенных видов следует указывать дополнительные данные, а именно:

  • Когда документ оформляет посредник, приводится информация об агенте, для нее отведено место под данными о валюте расчетов. Это расположение обусловлено необходимостью соблюсти последовательное изложение реквизитов.
  • Корректировочный счет-фактура должен содержать реквизиты документа, который имеет отношение к смене цены или объема товара.
  • Исправительный счет-фактура должен содержать информацию о документе, подвергаемом исправлению.

Какие изъяны делают документ непригодным для вычетов

В некоторых случаях обстоятельства или неверные действия специалистов предприятия могут привести к тому, что счет-фактура станет непригодным для вычета. Из деловой практики вытекает, что к таким факторам можно отнести:

  • отсутствие или сильное искажение информации об указанных в документе лицах — продавце, покупателе, грузополучателе, грузоотправителе;
  • обозначение объекта реализации таким образом, что его невозможно идентифицировать;
  • отсутствие или указание ошибочных данных по стоимости реализации, налоговой ставке, размеру налога;
  • отсутствие или неправильное указание названия валюты.

Какие изъяны допустимы при предъявлении налога к вычету

Помимо дефектов, считающихся критичными для возможности оформить вычет, есть ошибки и неточности, присутствие которых в документе особого вреда не приносит, как то:

  • явно определяемые опечатки и описки, допущенные в информации о сторонах сделки, названиях объектов реализации, их стоимости, налоговой ставке и итоговой сумме НДС;
  • отсутствие номера счета-фактуры, непоследовательная нумерация, наличие обозначений, не предусмотренных правилами оформления документа;
  • отсутствие либо приведение ошибочных кодов показателей;
  • указание в качестве страны происхождения РФ;
  • неточная информация о грузовой таможенной декларации;
  • пустые места в тех графах, в которых при отсутствии информации должны ставиться прочерки;
  • неточности, представляющие собой пропуск промежуточных счетов-фактур в ссылках на документ, подвергаемый коррекции или исправлению;
  • подписи различных лиц на различных экземплярах при том, что все они имеют право на подписание счетов-фактур;
  • дополнение счета-фактуры иными блоками информации, не нарушающими целостность основных данных и проставление печати предприятия.

В каких случаях в счете-фактуре ставятся прочерки

Если отсутствует информация, которую следовало бы внести в счет-фактуру, то в соответствующих строках и графах ставятся прочерки. Приведем отдельные примеры таких случаев:

  • Когда счет-фактура оформляется на авансовые выплаты или передачу прав, не надо приводить данные на грузоотправителя и грузополучателя. Кроме этого, в таких случаях чаще всего отсутствуют единица измерения, объем поставки и цена за единицу.
  • Когда по объектам реализации не представляется возможным указать страну происхождения.
  • Когда при поставках из стран Таможенного союза не оформляется грузовая таможенная декларация и не требуется информация о месте изготовления объекта.
  • По тем товарам, которые поставляются из ЕС и не обозначаются своими кодами. В таком случае в графе, где должна быть указана страна происхождения, ставится прочерк.

Кто вправе подписывать счет-фактуру (согласно п. 6 ст. 169 НК РФ)

При оформлении счетов-фактур на бумажных носителях их действительность должна подтверждаться подписями ответственных лиц. Статья 169 НК РФ на 2017 год гласит, что в этом качестве выступают:

  • В организациях — руководитель и главный бухгалтер, а также лица, получившие доверенность на право подписи. Подпись может ставить и один человек, имеющий соответствующие полномочия. Когда применяется доверенность, то информация о ней приводится рядом с местом для расшифровки подписи, под которой подразумевается приведение здесь же фамилии и инициалов. В качестве дополнительной информации допускается указание должности подписывающего.
  • ИП сами подписывают счета-фактуры, но допускается и визирование документа по доверенности. В последнем случае рядом с подписью надо будет привести данные о доверенности.

Разрешается подписывать разные экземпляры счета-фактуры различным лицам, если это практикуется на предприятии и имеет смысл. Естественно, все эти лица должны иметь соответствующие полномочия.

ВАЖНО! Факсимиле на счете-фактуре ставить нельзя (письмо Минфина РФ от 27.08.2015 № 03-07-09/49478).

При оформлении документа в электронной форме его действительность подтверждается электронной подписью. Заверять документ таким путем разрешается следующим лицам:

  • руководителю компании;
  • лицу, имеющему соответствующие полномочия;
  • индивидуальному предпринимателю.

Срок выставления счета-фактуры

Для создания документа предусмотрен строго ограниченный срок. Выставлять счет-фактуру следует в течение 5 дней после того, как свершилось соответствующее событие. Имеются в виду следующие обстоятельства:

  • отгрузка объекта поставки;
  • приход авансового платежа;
  • возникновение необходимости в смене цены объекта поставки или объема уже проданного товара.

Может так случиться, что окончание 5-дневного срока придется на выходной или праздничный день. Тогда допускается выписка документа в первый же следующий рабочий день.

Как правило, выставляют счета-фактуры на каждое событие, однако если одному покупателю сделано в один день сразу несколько отгрузок, то разрешается объединить их в одном документе, даже если объекты по своей сути различны (товары и работы, например). Однако на практике такой принцип применяется редко, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей при оформлении вычетов по НДС у получателей.

Кроме того, когда объекты отгружаются постоянно и непрерывно, то контрольные органы не возражают, если будет выписываться один документ на определенный период (на месяц, например).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выписка счета-фактуры после истечения 5-дневного срока не может стать препятствием для получения вычета приобретающей стороной. Такое мнение изложено Минфином РФ в письме от 25.01.2016 № 03-07-11/2722.

Нюансы при выставлении счета-фактуры обособленным подразделением предприятия

Счета-фактуры, выставляемые обособленными подразделениями, имеют некоторые отличия от документов, оформляемых головными компаниями, а именно:

  • В номере документа присутствует номер конкретного подразделения. Он выглядит как цифра, проставленная через дробь от основного номера.
  • В строке, отведенной для названия предприятия, оно и указывается. А вот в графе, отведенной для КПП, приводится код подразделения. Если реализация производится в государства Таможенного союза, то разрешается ставить и КПП головной компании.
  • В строке, отведенной для грузоотправителя, приводится наименование того, кто на самом деле произвел отгрузку. Если в качестве грузоотправителя выступает подразделение компании, то оно здесь и указывается.

Есть определенные тонкости и для случаев, когда непосредственным покупателем является подразделение компании. Приведем их:

  • покупателем в счете-фактуре обозначается головная компания, но КПП указывается подразделения;
  • в строке, отведенной для названия грузополучателя, следует указывать того, кто на самом деле получает отгруженный объект — неважно, головная это компания или ее подразделение.

Особенности счета-фактуры, выставляемого индивидуальным предпринимателем

Счета-фактуры, оформляемые индивидуальными предпринимателями, отличаются от составляемых организациями:

  • В строку, отведенную для названия продавца, вписываются фамилия, имя и отчество предпринимателя. Так же заполняется строка для грузоотправителя.
  • Юридическим адресом для ИП считается адрес его места жительства. Эту информацию и надо приводить в соответствующих строках.
  • Никогда не указывается КПП, поскольку этот код не присваивается предпринимателям.
  • В качестве дополнительных сведений можно привести реквизиты регистрационного свидетельства ИП, а еще лучше и ОГРНИП.

Формы счета-фактуры

Счет-фактура, согласно п. 1 ст. 169 НК РФ, может существовать в двух возможных формах:

  • На бумажном носителе — и тогда составляется в двух экземплярах — по одному для продавца и приобретателя.
  • В электронном виде. Этот формат требует наличия у обеих сторон определенного технического оснащения, позволяющего вносить в документ требуемую информацию, отправлять его по назначению и хранить в дальнейшем в памяти компьютера. На выставление электронного документа (ЭД) требуется согласие партнера по сделке. Можно распечатать эти данные и отправить счет-фактуру в бумажном виде, но тогда ЭД остается на месте. ЭД можно направлять по ТКС налоговикам при получении требования от них о предоставлении документов.

Формат ЭД периодически обновляется, что обусловлено изменениями в нормативах ФНС. В настоящее время действуют сразу два формата электронных счетов-фактур, утвержденные приказами ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ и от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, определяющими требования по оформлению основного и корректировочного счета-фактуры. Однако после 30.06.2017 будет действовать только формат по последнему приказу.

***

В ст. 169 НК РФ содержится характеристика счета-фактуры и основные правила его заполнения. Помимо этого, имеется множество последующих уточнений положений статьи в отношении той или иной ситуации заполнения счета. Все существующие нормы следует учитывать, чтобы у продавца не возникло ошибок, а у покупателя — сложностей при получении вычетов по НДС.