Трудно удивить кого-то тем фактом, что большинство ООО имеют в своем подчинении обособленные структурные подразделения, представляющие и защищающие интересы компании в разных регионах. Но для того, чтобы открыть такое представительство или филиал, не достаточно просто хотеть расширить свой сегмент рынка, необходимо строго соблюсти процедуру открытия и регистрации такой структурной единицы. И далее именно о том, как зарегистрировать обособленное подразделение в 2018 году.

Документы для регистрации обособленного подразделения

Процесс регистрации обособленного подразделения в 2018 году не является неким сложным процессом, если знать алгоритм действия и их последовательность. Но самым важным этапом регистрации является именно сбор необходимых документов. Поэтому начнем изучение вопроса именно с необходимых документов

Для регистрации подразделения необходимы следующие документы:

  1. Решение Совета директоров или Совета акционеров о необходимости открыть обособленное структурное подразделение. Такое решение принимается не менее, чем 2/3 голосов или другим большинством, которое закреплено учредительными документами компании;
  2. Приказ о создании обособленного подразделения. Всегда создается на основании протокола заседания Совета директоров или другого избирательного органа. Протокол обязан быть на предприятии, подписан руководителем и секретарем. Налоговая инспекция и другие контролирующие органы имеют право потребовать при проверке данный протокол.

И здесь особое внимание необходимо уделить информации, которая обязательно должна быть отражена в приказе:

  • Полное наименование создаваемого обособленного подразделения;
  • Место его расположения;
  • То, что служит основанием для создания такого представительства или филиала, например, протокол собрания с указанием его номера и даты;
  • Кто назначен управленцем такой территориальной единицы;
  • Очерчены сроки, в течение которых должна быть осуществлена регистрация такого подразделения.
  1. Положение о филиале или представительстве, которое разрабатывается также после принятия Приказа. В данном внутреннем документе обязательно прописывается форма управления, функции и обязанности руководства и т.д. Без принятия такого документа открытое подразделение не имеет права функционировать.

Обращаем внимание: до 2014 года необходимо было еще дополнительно вносить изменения в учредительные документы компании, в частности, в ООО. Сейчас такая необходимость отпала.

Таким образом, начинать создание обособленного подразделения необходимо всегда с решения и приказа, а потом уже переходить к непосредственной регистрации такой территориальной единицы.

Регистрация обособленного подразделения в 2018

Итак, после того, как принято решение о создании филиала или представительства, после того, как осуществлены все внутренние манипуляции, необходимо зарегистрировать такое созданное подразделение. И далее именно о том, как зарегистрировать обособленное подразделение в налоговой инспекции в 2018 году.

Обращаем внимание: регистрация обособленного подразделения должна быть осуществлена исключительно в течение 30 дней после того, как принято соответствующее решение. И это очень важно: 30 дней предоставляется не с даты подписания Приказа, как думает большинство, а с той даты, которым датирован протокол Совета.

Сам процесс регистрации можно разделить на два небольших этапа:

  1. Регистрация в ЕГРЮЛ;
  2. Регистрация в налоговых органах, в частности постановка на налоговый учет.

Ранее был еще и третий этап, когда были изменения в учредительных документах. До 2014 года такие изменения в Уставе необходимо было еще и регистрировать.

Все манипуляции по регистрации проводит Фискальная налоговая служба. Для провидения таких действий необходимо подать в течение 30 дней такие документы как:

  • Копия свидетельства о регистрации главной компании как юридического лица (выписка из ЕГРЮЛ);
  • Копия Устава или другой учредительной документации, где зафиксирована политика создания таких структурных единиц и определены правила голосования при принятии решения;
  • Копия решения о создании обособленного подразделения – Приказ о создании;
  • Положение о филиале или представительстве, принятое на основании Приказа о создании;
  • Копия приказа о том, кто назначен руководителем структурной единицы;
  • Заявление на регистрацию структурного подразделения. Бланк данного заявления представлен на сайте ФНС. Этот документ состоит из 1 листа и содержит сведения о головной компании. Заявление в обязательном порядке должно быть заверено подписью руководителя и печатью компании. Допустимо подавать заявление уполномоченному лицу, но тогда у него должна быть доверенность на осуществление таких действий;
  • Другие документы по требованию. Например, если будет принято решение, что лучше для функционирования структурного подразделения использовать арендованные площади, то дополнительно потребуется подписанный с арендодателем договор аренды.

Дополнительно необходимо уплатить государственную пошлину за оказанные услуги, и предоставить квитанцию об ее уплате.

Кстати, обратите внимание на то, что все копии документов должны быть заверены нотариально. Без нотариального заверения документы не будут приняты к рассмотрению. Но есть и другой вариант – подача пакета документов не лично, а через коммуникационные каналы связи, то есть интернет. В таком случае все загруженные сканы документов достаточно заверить электронной подписью, вот и все.

Сам процесс регистрации обособленного структурного подразделения по времени занимает не более 5 дней. Если подача документов осуществлялась электронным способом, то тогда и ответ о регистрации будет представлен таким же образом. Регистрация завершается тем, то структурному подразделению присваивается свой КПП – код причины постановки. Филиал или представительство не получает статус юридического лица, а поэтому при составлении и подачи финансовой отчетности будет использоваться ИНН главной компании.

Кстати, по НК предусмотрен штраф за не открытие обособленного подразделения, который составляет 10% от полученного за время не регистрации структурным подразделением дохода. При этом сумма штрафа не может быть меньше 40 000 рублей.