Приказ на замещение на время отпуска — образец должен быть всегда доступен специалистам службы персонала — является довольно распространенным документом. С его помощью на сотрудника возлагается выполнение дополнительных обязанностей в период отсутствия другого работника.

Обстоятельства, в которых необходимо временно перераспределять трудовые функции

Последовательность заполнения документа о возложении обязанностей

Обстоятельства, в которых необходимо временно перераспределять трудовые функции

Сотрудники уходят в отпуск, болеют, ухаживают за детьми, обучаются с отрывом от производства, кроме того, нередко затягивается закрытие внезапно образовавшейся вакансии. Так или иначе в этот период отсутствия работника определенный участок остается «незакрытым». Чтобы не нарушать технологические и организационные процессы, функции отсутствующего члена команды полностью или частично перекладывают на другого компетентного сотрудника. Оформляется данная процедура приказом о возложении обязанностей на время отпуска.

Период, в течение которого можно замещать отсутствующего работника, законодательно не ограничен — это может быть 1 день или несколько месяцев. Всё зависит от степени влияния подлежащих выполнению функций на непрерывность бизнес-процессов компании.

В ряде случаев при длительном периоде отсутствия вместо замещения принимают нового работника по срочному договору (отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком). Также при наличии возможности на позиции, требующие достаточно высокого уровня компетенции, может быть оформлен временный перевод на срок до 3 месяцев.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При оформлении срочного договора или переводе принятые/переведенные работники выполняют только работу отсутствующего сотрудника без совмещения функций.

Если же срок замещения небольшой, чаще всего ограничиваются оформлением названного приказа о замещении.

 

Последовательность заполнения документа о возложении обязанностей

Перед тем как оформить приказ, определяется кандидатура замещающего. Как правило, это делает начальник подразделения, поскольку лучше него внутренние процессы не знает никто. После этого в качестве основания для приказа им пишется служебная записка на имя директора в произвольной форме. На ее основе издается приказ о замещении.

Официального бланка такого приказа не существует. Чаще всего он создается на основе имеющихся типовых форм кадровых приказов с внесением дополнительных строк.

Пример бланка можно скачать по ссылке:

Скачать бланк

Основные моменты, которые обязательно должны найти отражение в таком приказе:

  • обстоятельства, повлекшие потребность в замещении;
  • информация об отсутствующих лицах и о тех, на кого возложат их обязанности;
  • период выполнения дополнительных функций;
  • наименование работ;
  • обязательные реквизиты (дата, номер, наименование компании, подписи);
  • подпись лица, которое будет выполнять дополнительную работу.

Для упрощения процедуры оформления приказа о возложении обязанностей на время отпуска можно воспользоваться образцом, приведенным ниже:

Скачать образец

***

Законодательство разрешает компаниям на время отпуска и в иных случаях отсутствия работника временно возлагать его обязанности на другого сотрудника. Оформляется подобная процедура соответствующим приказом.